27.02.2017 - Bei jedem Projekt, egal welcher Größe, ist der richtige Beginn schon ein entscheidender Punkt. Bei Projektbeginn kann der Projektmanager viele Weichen von vornherein stellen, aber auch entscheidende Fehler machen. Daher ist es im Projektmanagement ungeheuer wichtig, sich von Anfang an gut auf ein Projekt vorzubereiten und allen Beteiligten gerade in den ersten Besprechungen zu zeigen, wie die Strukturen vorgesehen sind und wie das professionelle Projektmanagement sich den Projektablauf vorstellt. Am Anfang sind die Beteiligten noch eher bereit, sich auf neue Strukturen und Prozesse einzulassen.
Im Nachhinein Abläufe zu ändern wird schwieriger für alle Projektbeteiligten, aber auch für den Projektmanager, der Änderungen implementieren möchte.

Eine Basis schaffen

Wie organisiert also ein Profi den Projektstart? Zunächst ist es wichtig, sich selbst einen Überblick über das Projekt und seine Herausforderungen zu schaffen. Der erste Tipp lautet also, sich selbst als Projektmanager gut zu organisieren. Dazu gehören sowohl administrative Aspekte wie zum Beispiel der Zugang zu informatischen Systemen und Plattformen als auch die die mentale Vorbereitung auf die neue Aufgabe. Um in den ersten Tagen und Meetings kompetent zu erscheinen ist es wichtig, sich zumindest mit den groben Abläufen des Projekts vertraut zu machen. Handelt es sich um ein Bauprojekt, dann sollte das Projektmanagement unbedingt wissen, wie viele Etagen gebaut werden, aus welchen Komponenten das Bauwerk sich zusammensetzt, welche Gewerke involviert sein werden und welche Baumaterialien eine Rolle spielen. Außerdem muss der Projektmanager von Anfang an die Beteiligten kennen oder zumindest wissen, für welche Bereiche Fachbüros engagiert wurden oder welche Firmen schon feststehen. Wenn der Projektmanager diese Grundfragen beantworten kann, fassen alle anderen Beteiligten gleich Vertrauen ins Projektmanagement und werden motiviert, auch ihr Bestes zu geben.

Was haben wir? Was fehlt?

Der nächste Schritt ist die logische Schlussfolgerung aus dem ersten Schritt. Sobald alle Informationen gesichtet sind, hat der Projektmanager einen Überblick darüber, wie weit die Vorbereitungen schon gediehen sind und was vorhanden ist. Dazu muss nicht jede Studie im Detail studiert worden sein. Es reicht für die ersten Tage aus zu wissen, was an Material und Wissen bereits vorliegt. Daraus lässt sich dann schließen, was an Informationen noch fehlt und welche Aufgaben noch verteilt werden müssen. Bei der Verteilung von Aufgaben muss natürlich der Kunde mit einbezogen werden, um die passenden Büros, Fachleute und Firmen zu finden. Vom Projektmanagement wird allerdings verlangt, dass dem Kunden eine umfassende Liste vorgelegt werden kann, aus der hervorgeht, welche Entscheidungen wann getroffen werden müssen. Zum Beispiel: „Wir benötigen jetzt einen Architekten und jemanden, der die Blitzschutzanforderungen berechnen kann, während wir in zwei Monaten jemanden, benötigen, der die Blower Door Tests plant und durchführt“.

Suche nach Unterstützung für den Projektmanager

Das Projektmanagement muss sich als nächstes für den Projektstart Unterstützung von verschiedenen Seiten suchen. Personen, die im Projektablauf von Bedeutung sind, spielen hier ebenso eine Rolle wie Personen, die am Rande behilflich sein können. Es kann sehr hilfreich sein, einen Kollegen zu haben, der bereits Erfahrungen in Bereichen gesammelt hat, die auch bei diesem Projekt vonnöten werden. Jeder Projektmanager sollte in der Vorbereitungsphase mit diesen Kollegen Kontakt aufnehmen, Fragen stellen oder sich einfach nur versichern, dass der Kollege in den kommenden Monaten bereit ist, Fragen zu beantworten. Auch Projektassistenten und Fachleute in verschiedenen Bereichen sollten auf der kleinen Liste der möglichen Unterstützer vorhanden sein. Zudem ist es hilfreich, sich einen schnellen Überblick über die verschiedenen Projektbeteiligten zu verschaffen. Eine Liste von Ansprechpartnern bei Kunden, Firmen und Fachbüros ist am Anfang schon von Bedeutung, auch wenn sie im Laufe des Projektes noch anwachsen und sich ändern wird.

Die Projektgeschichte verstehen

Nachdem die groben Züge des Projektes vom Projektmanagement verinnerlicht wurden, ist der nächste Schritt die Aufarbeitung der Projektgeschichte. Hierbei geht es darum, all das zu verstehen, was bereits geschehen ist und was dazu geführt hat, dass das Projekt überhaupt entstanden ist. Bei einem Bauprojekt können dies unter anderem Architektenwettbewerbe sein, aus denen ein Gewinnerentwurf hervorgegangen ist oder auch Studien, die zeigen, warum ein Projekt städtebaulich oder wirtschaftlich von Bedeutung ist. Politische Entscheidungen können ebenso eine Rolle spielen wie Bürgerinitiativen, ökologische Studien und Marktanalysen. Wer gut versteht, aus welchen Gedankengängen und Bedürfnissen heraus ein Projekt hervorgeht, der kann auch im Projektverlauf stets wertvollen Input liefern und zielgerichteter arbeiten.

Das Team und seine Erwartungen

Entscheidend im Projektmanagement ist das Kickoff-Meeting, welches gemeinsam mit allen wichtigen Beteiligten stattfinden sollte. Dieses Startmeeting sollte einen möglichst offiziellen Charakter haben und allen Beteiligten suggerieren, dass es nun losgeht. Das Projektmanagement sollte dieses Meeting gut vorbereiten, Schlüsselfragen aufschreiben, eine Projektvorstellung organisieren (diese kann auch zum Beispiel vom Architekten durchgeführt werden) und erste Schritte sowie erste Ziele für das gesamte Team definieren. Auch die Präsentation eines offiziellen Zeitplans ist wichtig, damit alle das Projekt zeitlich richtig einordnen können. Im Kickoff-Meeting sollten alle die Möglichkeit erhalten, sich kurz vorzustellen, auch der Projektmanager. Er sollte zudem die Aufgabenverteilung klarmachen und erläutern, was die Anforderungen und Erwartungen an das Projekt sind. Das Kickoff-Meeting sollte auch unbedingt dazu dienen, regelmäßige Besprechungen festzulegen, damit alle ihre Terminkalender anpassen können. 

« Zurück