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Was bedeutet Projektassistenz und wie funktioniert sie?

Was bedeutet Projektassistenz und wie funktioniert sie? 16.01.2017 - Das Konzept der Projektassistenz ist mehr und mehr gefragt. Es gibt eine große Schnittmenge zwischen den Aufgaben im Projektmanagement und denen in der Projektassistenz.
 
Vielfältige Aufgabenstellungen
 
Einem Projektmanager wird im Arbeitsalltag sehr viel abverlangt: Führungskompetenz ist ebenso wichtig wie Branchenkenntnisse, Verhandlungsgeschick und strategisches Denken. Der Projektmanager muss also ein Allroundtalent sein. Konkret muss der Projektmanager dafür sorgen, dass Terminpläne, Budgets und Qualitätsstandards eingehalten werden. Keine leichte Aufgabe. Die gesamte Verwaltung eines Projektes zählt ebenfalls zu den Aufgaben des Projektmanagers – genau hier setzt die Projektassistenz an.
 
Verwaltung und Organisation eines Projektes
 

Vor allem bei besonders komplexen Projekten sind Projektmanager oft überlastet und riskieren ein Burnout-Syndrom oder andere Erkrankungen. Viele verzetteln sich in den alltäglichen Verwaltungsaufgaben und verlieren auf diese Weise die Gesamtheit aus dem Blickfeld. Wenn dem Projektmanagement der Blick auf die übergeordneten Projektstrukturen und Abläufe abhandenkommt, dann ist dies das Schlimmste, was einem Projekt passieren kann. Es kommt zu Einbußen in Qualität, Budget und auch im Terminplan, weil einzelne Prozesse sich verselbstständigen und aus dem Ruder laufen. Für ein besonders komplexes Projekt lohnt es sich also, neben dem oder den Projektmanagern auch Projektassistenten zu beauftragen, die ganz gezielt die organisatorischen Aufgaben übernehmen und damit dem Projektmanager die Zeit geben, sich auf seine Hauptaufgabe zu konzentrieren und das Projekt zu leiten. In einem Projektmanagement-Team müssen die Aufgaben zwischen Projektmanagern und Projektassistenten klar definiert sein, um Überschneidungen und Doppelarbeit zu vermeiden.
 
Den Überblick behalten
 
Von Beginn an ist es wichtig, dass der Projektassistent klar seine Aufgaben kennt. Sie liegen im Bereich der Organisation und sollen die Arbeit des Projektmanagers unterstützen. Eine enge Abstimmung zwischen Projektmanagement und Projektassistenz ist also erforderlich. Ein Diagramm, das klar abgegrenzte Verantwortungsbereiche aufzeigt, kann helfen, vor allem bei großen Projekten. Dieses Diagramm kann dem Organigramm in einer Firma ähneln und sollte regelmäßig überprüft werden. Der Projektassistent kümmert sich darum, das Diagramm zu pflegen und Aufgaben zu verteilen. Er ist dafür verantwortlich, jedem Mitarbeiter im Team stets Auskunft über seine verschiedenen Ansprechpartner für bestimmte Fragen und Aufgaben geben zu können. Der Projektassistent kann auch Urlaubsplanung und andere organisatorische Aufgaben innerhalb des Projektteams übernehmen.
 
Organisation des Projekts
 
Die Organisation eines Projekts wird heute zu einem großen Teil mit Hilfe von IT abgewickelt. Gerade zu Beginn muss ein hoher Aufwand betrieben werden, um die Infrastruktur im IT-Bereich zu erstellen und alle Beteiligten damit und untereinander zu verbinden. Die Projektassistenz muss hier den Durchblick bewahren und dafür sorgen, dass alle am Projekt beteiligten Parteien die nötigen Codes, Passwörter und gegebenenfalls auch die richtige Hardware bekommen. Der Projektassistent muss also auch mit den IT-Mitarbeitern eng zusammenarbeiten, um eine an das Projekt angepasste Arbeitsoberfläche zu garantieren. Der Projektmanager kann dem Projektassistenten auch im Bereich der Kommunikation Aufgaben übertragen, wie zum Beispiel die Etablierung von Kommunikationskanälen, Plattformen und die Archivierung aller Korrespondenz.
 
Kosten- und Personalplanung
 
Zwar sind die Bereiche Budget- und Ressourcenüberwachung weitestgehend dem Projektmanagement überlassen, allerdings kann auch der Projektassistent mitwirken. Die Projektassistenz kann das Management der Personalressourcen übernehmen und zusätzlich zu den Urlaubs- auch Einsatzpläne aufstellen. Beim Einsatz von externen Spezialisten und Experten in Fachfragen kann die Projektassistenz eine Vorauswahl treffen, Experten kontaktieren, Angebote einholen und auf diese Weise dem Projektmanagement im Entscheidungsprozess helfen. Ähnliche Aufgaben kann der Projektassistent im Rahmen der Kostenkontrolle übernehmen, indem er zum Beispiel einen Überblick über die externen Mitarbeiter und die monatlichen Kosten behält.
 
Kommunikation innerhalb des Projektes
 
Die Projektbeteiligten kommunizieren im Idealfall über bestimmte von vornherein festgelegte Kanäle. E-Mail- Kommunikation ist einerseits sehr wichtig, aber vielfach gibt es bei komplexen Projekten auch virtuelle Plattformen, auf denen alle projektrelevanten Informationen zur Verfügung gestellt werden. Diese Kommunikation innerhalb des Teams und mit externen Mitarbeitern kann auch eine der Hauptaufgaben der Projektassistenz werden. Hier geht es zum Teil auch darum, Informationen vorab zu filtern und nur bestimmte Nachrichten an das Projektmanagerteam zu leiten. Sinnvoll kann das zum Beispiel sein, wenn von einem Bericht oder einem Plan verschiedene Versionen im Umlauf sind. Wenn der Projektassistent für wichtige Meetings immer die aktuelle Version der Pläne bereithält, kann er damit die Projektmanager sehr entlasten und dazu beitragen, dass die Projektleitung immer professionell und kompetent wirkt.
 
Projektassistent als Führungsperson
 
Der Projektassistent ist also für viele Projektbeteiligte eine erste Anlaufstelle und die Kontaktperson im Projektteam. In dieser Funktion übernimmt er auch teilweise die Rolle einer Führungsperson. Schließlich müssen die Entscheidungen der Projektmanager weitergegeben und umgesetzt werden. Ähnlich wie Projektmanager müssen also auch Projektassistenten diplomatisch vorgehen, Vertrauen schaffen und auch mal Autorität ausstrahlen können, um alle Beteiligten dazu zu bringen, ihre Verpflichtungen termingerecht einzuhalten. Vielfach streben Projektassistenten eine Laufbahn im Projektmanagement an und sammeln erste Erfahrungen mit der Leitung von Projekten.
 
Fazit
 
Projektassistenten sind die rechte Hand des Projektmanagers und übernehmen je nach Projekt sehr unterschiedliche Aufgaben. Ihre Hauptaufgabe ist es, dem Projektmanagement die Aufgaben zu erleichtern und daher ist die Projektassistenz vor allem bei komplexen und umfangreichen Projekten sinnvoll.

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