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Der Umgang mit Experten

Der Umgang mit Experten 10.01.2017 - Im Projektmanagement gibt es zahllose Situationen, in denen das Projektteam ganz spezielles Fachwissen benötigt. Architekten und Ingenieure haben Fachwissen und setzen dieses ein. Trotzdem kann es je nach Projekt so weit kommen, dass eine Frage auftaucht, die "ans Eingemachte" geht: Nicht selten muss beispielsweise in Fragen der Materialbeschaffenheit ein Experte befragt, ein Brandschutzgutachter zu Rate gezogen oder ein Gutachter mit einer Thermografiekamera oder einem Schallmessungsapparat eingeschaltet werden. Diese Beispiele beziehen sich auf Bauprojekte, jedoch kommt es in allen Projektarten vor, dass in gewissen Fragen Spezialisten engagiert werden müssen. Diese Fachleute und ihre Stellungnahmen zu leiten und zu begleiten, ist die Aufgabe der Projektmanager, denn sie müssen die einzelnen Projektbeteiligten führen, um das Projekt zu einem Abschluss zu bringen, der für alle - und vor allem für den Kunden - zufriedenstellend ist.
 
Experten anleiten
 
Es ist eine anspruchsvolle Aufgabe, die Arbeit von Experten zu verfolgen und zu leiten. Viele dieser Fachleute sind es nicht gewöhnt, im Team zu arbeiten. Sie folgen ihrem ganz eigenen Rhythmus, haben ihre Fachsprache, in der sie sich ausdrücken und denken – anders als es die Mitglieder des Projektteams tun. Von den Spezialisten wird natürlich auch gefordert, in ihren eigenen Bahnen zu denken und ihren ganz fachspezifischen Beitrag zum Projekt zu leisten. Daher muss der Projektmanager die Experten einerseits ihre Arbeit machen lassen und andererseits dafür sorgen, dass ihr Input pünktlich und verständlich in den Projektablauf eingebunden werden kann.
 
Wie denken Experten
 
Vielen Fachleuten fällt es schwer, mit ungefähren Angaben und Lücken im Prozess umzugehen. Als Wissenschaftler benötigen sie logisches Vorgehen und Fakten. Sie schätzen es also besonders, klare Angaben zu bekommen und sehr genau definierte Aufgabenstellungen zu erhalten. Im Umgang mit Experten muss für den Projektmanager Klarheit und Logik im Fokus der Überlegungen stehen. Eine klar definierte Aufgabe für den jeweiligen Experten sorgt auch dafür, dass das Problem oder die Fragestellung klar umrissen und für alle Beteiligten verständlich ist. Zudem wird die Antwort oder der Ergebnisbericht des Experten entsprechend klar und präzise ausfallen, was wiederum dem Projekt zu Gute kommt.
 
Kommunikation mit Experten

Zur Aufgabe der Projektmanager gehört die Kommunikation mit den Experten und der Brückenschlag zwischen Projektteam und Fachleuten sowie unter Umständen sogar zwischen einzelnen Experten. Zuhören ist hier besonders wichtig. Das Projektmanagement muss in erster Linie versuchen zu verstehen, worüber der Experte sich äußern soll und welchen Input er dafür braucht. Als Projektmanager muss man nicht unbedingt verstehen, wie der Spezialist zu seiner Aussage kommt, aber er sollte sich vergewissern, dass ihm alle Informationen zur Verfügung stehen, die er braucht, um eine fundierte Expertise zu erstellen und so vielleicht auch Vorschläge für die Entscheidung zu machen, die das Projektmanagement am Ende treffen muss. Nimmt ein Experte an einer Sitzung teil, sollte der Projektmanager ihn auf jeden Fall gezielt nach seiner Meinung fragen und ihm konkret das Wort erteilen. Die Spezialisten mischen sich nur selten von sich aus in Diskussionen ein, weil sie nur ganz punktuell in den Prozess mit einbezogen werden. Der Projektmanager sollte also sicherstellen, dass der Experte alles sagt, was er zu sagen hat und dass seine Informationen auch dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Es ist keine Schande, zu gestehen, dass man nicht alles versteht. Sitzt ein Experte mit am Tisch, darf auch der Projektmanager darum bitten, dass er seine Aussage einfacher erklärt oder für den "Laien" umformuliert. Wenn alle Beteiligten im Projektmanagement verstehen, wozu der jeweilige Experte sich äußert, kann das für das Projekt nur von Vorteil sein.
 
Feinfühliger Umgang mit Experten
 
Wer im Projektmanagement erfolgreich mit Experten umgehen will und aus ihrem Wissen und Know-how den größten Nutzen für das Projekt herausziehen möchte, der muss ihnen eine Umgebung bieten, in der sie optimal arbeiten können. Dem Experten muss genügend Zeit zur Verfügung gestellt werden, um seine Untersuchungen zu machen. Er braucht den Raum und vielmehr noch den Spielraum, um seine Arbeit zu machen und nicht zuletzt braucht er natürlich den Zugang zu allen Informationen von allen Beteiligten. Die Aufgabe des Projektmanagements ist es, all dies zu ermöglichen. Neben einer klaren Fragestellung bzw. einem klaren Arbeitsauftrag braucht der Experte einen Ansprechpartner, der für ihn vermittelt. Viele Experten sehen komplizierte Fragen und Probleme als Herausforderung an und sind daher motiviert. Dies kann dem Projektmanagement nützen. Je nachdem welche Experten mit am Tisch sitzen, können diese kreative und neue Vorschläge mit entwickeln.
 
Projektmanagement mit Experten
 
Ein Projektteam ist eine temporäre Zusammenstellung von sehr verschiedenen Menschen, die zudem in ganz unterschiedlichen Themengebieten zu Hause sind. Bei Fachleuten und Experten, die nur zu einem Aspekt des Projektes Stellung nehmen sollen, ist diese Einbindung noch mehr temporär begrenzt. Der Projektmanager hat die Aufgabe, den Spezialisten punktuell aber dennoch effektiv in das Team einzubinden.

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