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“Nur Mut zur Entscheidung” - Interview mit Stefan Mülstegen, IAPM Project Manager of the Year 2015

“Nur Mut zur Entscheidung” - Interview mit Stefan Mülstegen, IAPM Project Manager of the Year 2015 24.11.2015 - Wie jedes Jahr verleiht die IAPM auch 2015 wieder den Award “Project Manager of the Year” an denjenigen ihrer zertifizierten Cert. Senior Project Manager mit dem besten Scoring im Zertifizierungstest, der nachweislich größten Erfahrung und dem besten Feedback zu Verhalten, Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke von Kollegen und Vorgesetzten. 2015 geht dieser Preis an Stefan Mülstegen, zu dieser Zeit tätig bei Hellmann Worldwide Logistics. Wir haben ihm anlässlich dieser Ehrung Fragen rund um das Thema Projektmanagement, Teamarbeit, Stress und Kommunikation gestellt und so auch Persönliches von ihm erfahren.
 
 
IAPM: Sie sind Project Manager of the Year 2015 – was können Sie anderen Projektmanagern mit auf den Weg geben? Haben Sie drei Tipps für erfolgreiches Projektmanagement? 

Stefan Mülstegen: Zunächst einmal möchte ich sagen, dass ich mich sehr über den Preis freue. Gerade über diesen Award, der für Projektmanager sehr bedeutend ist.
Auch in der Vergangenheit war es für mich immer wichtig stets eine offene Kommunikationskultur im Projektteam zu etablieren. Dadurch wirken sich Erfolge unmittelbar als positives Signal auf die Motivation jedes einzelnen aus, aber auch Rückschläge, die es in jedem Projekt gibt, können unmittelbar und zielorientiert angegangen werden. Als Projektmanager sind meiner Meinung nach beide Aspekte auch gleich entscheidend.
Kein Projektmanager startet mit der vollen Expertise und natürlich Erfahrung. Daher ist es wichtig sich auch in stressigen Projektphasen stets weiter zu bilden. Dabei kommt es nicht nur auf die Theorie eines erfolgreichen Projektmanagements an, sondern beinhaltet häufig auch den Fortschritt von Trends.
Ein wichtiger Tipp lässt sich kurz beschreiben: Nur Mut zur Entscheidung – es ist Ihr Projekt!  
 
Was würden Sie einem Berufsanfänger im Projektmanagement raten? 

Für Anfänger ist es besonders schwierig zu Beginn an alles zu überblicken, sie haben aber sicher oftmals den Anspruch an sich selbst dies leisten zu können. Häufig sind in einem Projekt die verschiedensten Fachbereiche und Persönlichkeiten involviert, die die Komplexität eines Projektes zunehmend steigern. Mein Rat ist vor allem in der Startphase die Themen mit Bedacht anzugehen und sich speziell als Anfänger einen Projekt-Mentor als Ratgeber heran zu ziehen. Fehler in der Startphase sind oftmals im stressigen Verlauf des Projektes schwer gerade zu biegen. Hier ist es wichtig zu Beginn Stoppfehler zu vermeiden.
 
Wollten Sie schon immer Projektmanager werden? Wie kam es zu der Berufswahl? 

Bei mir stand im Grunde gar nicht der Berufswunsch “Projektmanager“ im Raum. Ich sehe hier auch keine klassische Berufswahl, sondern viel mehr die Anwendbarkeit innerhalb vieler Berufszweige. Aber schon während meines Logistik-Studiums war für mich das Interesse am Projektmanagement sehr groß. In meiner beruflichen Laufbahn konnte ich die Fähigkeiten weiter ausbauen und wurde mit immer größeren Projekten betraut. Projektmanagement ist also keine Frage der Berufswahl, sondern viel mehr die ständige Weiterbildung und der Aufbau von Fähigkeiten für ein erfolgreiches Projektmanagement innerhalb der jeweiligen Tätigkeit im Unternehmen.
 
Was lieben Sie an dem Beruf als Projektmanager besonders? 

Die Abwechslung der Aufgaben und das Zusammenarbeiten mit Teams aus unterschiedlichen Fachbereichen und oftmals auch Nationalitäten motivieren mich immer wieder neu.
 
Warum haben Sie eine Zertifizierung bei der IAPM durchgeführt, was hat Sie von der IAPM überzeugt? 

Die IAPM ist im Vergleich zu weiteren Organisationen sehr international geprägt. Zudem gab es zuvor bereits einen guten Kontakt zu Herrn Dr. Roland Ottmann, der die Seminare geleitet hat. Das hat mich insgesamt überzeugt.  
 
Was gehört Ihrer Meinung nach zu den Hauptaufgaben eines Projektmanagers? 

Es ist gar nicht so wichtig, wie viele oft denken, die Details aus den jeweiligen Fachbereichen zu kennen. Als Projektmanager sind Sie kein Spezialist aus dem jeweiligen Teilprojekt. Vielmehr geht es darum die Aufgaben in dem Projekt immer wieder auf die vereinbarten Ziele hin auszurichten. Dabei steht die rege Kommunikation mit den Beteiligten absolut im Vordergrund. Neben der Koordination ist die Rolle des Motivators nach meiner Erfahrung äußerst entscheidend. Aber auch unschöne Situation, wenn z. B. in Krisensituationen der Kopf hingehalten werden muss, gehören zur Verantwortung eines jeden Projektmanagers.
 
Welche Projektmanagement-Methoden und Tools haben für Sie besonders große Bedeutung? 

Ganz klar die der Stakeholder-Analyse. Man muss sich immer wieder vor Augen halten wer an dem Projekt ein Interesse haben könnte. Hier geht es auch manchmal ganz einfach um Befindlichkeiten einzelner Personen auf den unterschiedlichsten Hierarchieebenen.
Zudem sollten man sich die Projektziele am Anfang konkret einholen, denn daran werden wir am Ende gemessen.
 
Sie haben schon in verschiedensten Projekten gearbeitet. Haben Sie ein Projekt in besonders guter Erinnerung und wenn ja, warum? 

Der Aufbau eines neuen Automotive-Logistikzentrums war sicherlich schon sehr komplex und hatte einen hohen Anspruch an alle Beteiligten. Hier tickt die Zeit noch deutlich anders als in anderen Branchen. Die erwartete Genauigkeit und das Qualitätsniveau sind sicherlich einmalig.
In diesem Großprojekt gab es natürlich viele so genannte Meilensteine bei denen man natürlich nicht nur am Baufortschritt die Erfolge verzeichnen konnte. Die Zwischenerfolge waren über die Dauer sehr wichtig und haben uns immer wieder motiviert. Besonders gut in Erinnerung bleiben mir dabei die positive Einstellung und die stets konstruktive Zusammenarbeit auch mit der Kundenseite, die wir auch bei unerwarteten Rückschlägen aufrechterhalten konnten. Aber auch aufgrund der Projektdauer von über zwei Jahren war dies schon ein besonderes Projekt für den Bereich der Kontraktlogistik.    
 
Welche Eigenschaften sollte ein Projektmanager haben, um sein Team gut führen zu können? 

Als Projektmanager sollte man offen und ehrlich zum Team sein. Nicht nur in der Kommunikation bei der Wegfindung zum Ziel oder bei strategischen Veränderungen, sondern man sollte sich auch vor Feedback aus jeglicher Richtung nicht scheuen.
Sie sollten sich auf die jeweiligen Mitglieder gut einstellen und zuhören können. Wenn sie das Team so weit wie möglich an der Zielfindung partizipieren lassen, fördern Projektmanager die Motivation und steigern im gleichen Zug auch die Gruppendynamik.
 
Wie ist Ihr Verhältnis zu Ihrem Team? Sind Sie eher der Kumpeltyp oder halten Sie Distanz? Was ist Ihrer Meinung nach der richtige Weg zu einem guten Verhältnis? 

Ich denke hier gibt es im Projekt kein Schwarz oder Weiß. Man sollte sich mit Bedacht auf jeden einstellen, das kann von Phase zu Phase mitunter variieren. Wichtig ist aber immer, dass die Teammitglieder wissen woran sie sind und das sie sich auch in schwierigen Situationen auf den Projektleiter verlassen können. Man muss sich auch immer die Frage aus der Perspektive des Teammitgliedes stellen.
 
Denken Sie, man muss zum Projektmanager geboren sein oder könnte Ihrer Meinung nach jeder, der das theoretische Rüstzeug erlernt, ein guter Projektmanager werden? 

Das theoretische Rüstzeug ist erst der halbe Weg zum Ziel eines guten Projektmanagers. Als Projektmanager sind die so genannten „Soft Skills“ meiner Ansicht nach oftmals noch viel wichtiger. Sie arbeiten immer mit Menschen in einem Team, und das oftmals unter Druck und in stressigen Situationen. Die Eigenschaften hiermit umgehen zu können und das Team dabei stets weiter zu motivieren, sind eine große Herausforderung. Aber wie heißt es so schön: „Es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen“.   
 
Wie schalten Sie nach einem stressigen Tag ab? Was raten Sie Kollegen, die immer ausgebrannter werden und wie schützen Sie sich vor Überarbeitung? Wie schaffen Sie einen Ausgleich zu den Herausforderungen, denen Sie als Projektmanager ausgesetzt sind? 

Sport und Familie ist für mich ein sehr wichtiger Ausgleich. In einigen Situationen fällt es mir aber sehr schwer das Smartphone wegzulegen und nicht über das Geschehen im Projektalltag nachzudenken. Aber wie Sie sagen, es wird immer wichtiger genau dies zu tun.
 
Haben Sie einen Tipp für ein Buch, das sich lohnt zum Thema Projektmanagement zu lesen? 

Auf jeden Fall: „Die kritische Kette“ von Eliyahu Goldratt. Ein fantastisches Buch das manchmal die eine oder andere Theorie für ein erfolgreiches Projektmanagement auf den Kopf stellt.
 
Welche drei Trends erwarten Sie in Zukunft vom Projektmanagement?

Sicherlich wird das e-Learning für Projektmanager immer interessanter. Schon jetzt gibt es eine Vielzahl an Angeboten in den unterschiedlichsten Themenbereichen. Es ist eine Möglichkeit für Projektmanager sich schnell und kostengünstig weiterzubilden.

Ich denke, dass sich das Projekt Management Office auch in mittelständischen Unternehmen weiter etablieren muss. Viele kleine Projekte verlieren an Dynamik, weil ihnen die notwendigen Tools und Arbeitsplattformen fehlen. Durch die Bündelung und Weitergabe von Erfahrungen kann ein Projekt mit weitaus mehr Effizienz zum Erfolg gebracht werden.

Es ist gut möglich, dass auch in den nächsten Jahren das Interesse am agilen Projektmanagement vor allem in der Softwareentwicklung weiter zunehmen wird. Diese Methode setzt auf die schnelle Anpassung auf Veränderungen im Projekt auf und eignet sich in dieser schnelllebigen Branche sicherlich sehr gut. 

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