03.06.2014 - Als eine Person plötzlich aus meinem Projektteam ausschied, hatte ich auf einmal einen Mitarbeiter zu wenig. Das ist wahnsinnig frustrierend, besonders weil es Sie viel Zeit und Mühe gekostet hat, diese Person zu schulen und sie Fachwissen im Thema Ihres Projekts erworben hat. Sie haben womöglich das Gefühl, als könnten Sie die Person nie ersetzen.

Es ist mir jedoch gelungen, sie zu ersetzen. Es hat zwar eine Weile gedauert, aber der neue Mitarbeiter ist sehr nett und genauso leistungsfähig wie die Person, die ausgeschieden ist. Sie haben zwei Möglichkeiten, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter in das Projektteam holen müssen. Ich habe sie beide bereits verwendet, aber meiner Ansicht nach ist Option A die einfachste, auch wenn sie etwas länger dauert. Was ist Option A – werden Sie jetzt fragen.

1. Option A: Lassen Sie die Bewerber auf Sie zukommen

Wenn Sie mehr Projektressourcen für das Team benötigen, ist die häufigste Methode, einen neuen Mitarbeiter zu finden, ein Rekrutierungsverfahren einzuleiten und um Bewerbungen für die Position zu bitten. Dafür sind folgende Schritte erforderlich:

1.1 Schreiben Sie die Stelle aus

Schreiben Sie die Stelle zunächst intern aus. Nutzen Sie das Intranet oder das Portal für Stellenangebote. Wenn Sie feststellen, dass Sie auf diese Weise nicht genug Bewerbungen bekommen, können Sie die Stelle immer noch extern in der Fachpresse oder im Internet ausschreiben. Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrer Anzeige genau angeben, was Sie von dem Bewerber erwarten und die Fähigkeiten nennen, die er haben muss, da Sie dadurch weniger ungeeignete Bewerbungen erhalten. Sie müssen kein Bewerbungsformular erstellen, da Sie die Bewerber einfach auffordern können, Ihren Lebenslauf einzusenden.

1.2 Prüfen Sie die Bewerbungen

Prüfen Sie die Bewerbungen nach Ablauf des Bewerbungsschlusses. Lesen Sie jeden Lebenslauf und jedes Anschreiben durch und schätzen Sie ein, ob die Person die für die Rolle im Projekt erforderlichen Fähigkeiten hat oder nicht.

1.3 Nehmen Sie eine Vorauswahl geeigneter Bewerber vor

Sobald Sie alle Bewerbungen geprüft haben, sollten Sie in der Lage sein, einige wenige Favoriten auszuwählen, um eine Vorauswahl potenzieller Projektmitarbeiter zu treffen. Dazu können Sie die Bewerber in der Reihenfolge Ihrer Präferenz sortieren. Natürlich kennen Sie noch keinen von ihnen, daher basiert diese Einstufung nur auf den Informationen, die sie eingereicht haben.

1.4 Führen Sie Bewerbungsgespräche

Laden Sie die Bewerber Ihrer Vorauswahlliste zu einem Bewerbungsgespräch ein. Das ist Ihre Chance, um festzustellen, ob sie gut in Ihr Projektteam hineinpassen, und um zu prüfen, ob sie wirklich über die angegebenen Fähigkeiten verfügen. Fragen Sie sie nach ihren Erfahrungen und wie relevant diese für Ihr Projekt sind. Denken Sie daran, dass die Mitarbeiter viele der Dinge, die Ihr Projekt einzigartig machen, auch noch lernen können. Daher sollten Sie ihre Einstellung und ihre Bereitschaft, als Team zu arbeiten ebenso prüfen wie die „harten“ Faktoren im Projektmanagement.
Im Bewerbungsgespräch hat der Bewerber außerdem die Möglichkeit, Ihnen Fragen zu stellen und eine Vorstellung davon zu bekommen, wie es wäre, in Ihrem Team zu arbeiten. Rechnen Sie also mit Fragen zum Arbeitsumfeld und zum Projekt.

1.5 Machen Sie ein Angebot

Nachdem Sie mit allen Bewerbern Bewerbungsgespräche geführt haben, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, wen Sie gerne in das Team aufnehmen würden. Machen Sie dieser Person ein Angebot einschließlich der Bedingungen und der Bezahlung (die meisten Leute interessieren sich für die Bezahlung!). Die Person kann das Angebot entweder gleich annehmen oder es ablehnen. Oder sie könnte versuchen, über eine höhere Bezahlung, mehr Urlaubstage oder einen anderen Punkt im Arbeitsvertrag zu verhandeln. Holen Sie sich bei Bedarf Hilfe von Ihrem HR-Team, denn wenn ein Vertrag erst einmal unterschrieben ist, ist es sehr schwierig, ihn wieder aufzulösen!

2. Option B: Machen Sie geeignete Bewerber ausfindig

Die Ausschreibung von Stellen und das Führen von Bewerbungsgesprächen für einen neuen Projektmitarbeiter können sehr zeitaufwendig sein. Eine weniger formelle Methode, um eine neue Person in das Projektteam aufzunehmen, ist, jemanden ausfindig zu machen und ihn zu bitten, dem Team beizutreten. Diese Methode wird als Headhunting bezeichnet und beginnt folgendermaßen:

2.1 Kontaktieren Sie ihren Vorgesetzten oder ihr Projektmanagement-Büro

Wenn Sie bereits wissen, wen Sie haben möchten, wenden Sie sich direkt an den Vorgesetzten der Person. Es ist keine gute Idee, die Person direkt zu kontaktieren, weil das die Autorität des Vorgesetzten untergraben kann. Fragen Sie den Vorgesetzten, ob es für ihn infrage käme, die Person entweder für einen festen Zeitraum oder dauerhaft dem Projektteam beitreten zu lassen. Wenn er einverstanden ist, können Sie mit der Person sprechen oder es dem Vorgesetzten überlassen.
Alternativ können Sie sich zunächst, wenn Sie keine bestimmte Person im Auge haben, an Ihr Projektmanagement-Büro wenden. Diesem liegt normalerweise eine Liste von Personen vor, die bei Projekten mitgearbeitet haben oder für Projektarbeit zur Verfügung stehen, sowie eine Datenbank mit deren Fähigkeiten. Sie können diese Datenbank als Ausgangspunkt verwenden, um herauszufinden, wer die richtigen Fähigkeiten für Ihr Projekt hat, und um zu prüfen, ob sie zur Verfügung stehen. Sobald Sie jemanden gefunden haben, können Sie ihn (oder seinen Vorgesetzen) ansprechen, um herauszufinden, ob er dem Team beitreten möchte.

2.2 Führen Sie Bewerbungsgespräche

Da die betreffende Person Sie möglicherweise nicht kennt oder nichts über Ihr Projekt weiß, könnte ein Bewerbungsgespräch für beide Seiten hilfreich sein. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, die Person unverbindlich kennenzulernen. Wenn Sie überzeugt sind, dass sie die richtige Person für das Team ist (vielleicht haben Sie bereits mit ihr zusammengearbeitet), können Sie das Bewerbungsgespräch natürlich auch weglassen, wenn Ihnen das lieber ist.

2.3 Machen Sie ein Angebot

Sie haben also entweder über die Kompetenzdatenbank des Projektmanagement-Büros oder aufgrund Ihrer Kenntnisse des Geschäfts die perfekte Person gefunden. Genauso wie bei einem Bewerber, der sich auf eine Stellenanzeige beworben hat, müssen Sie ihr ein formales Angebot machen. Legen Sie die Bedingungen schriftlich fest, damit Sie beide auf der sicheren Seite sind.
Dieser Weg ist viel weniger formal und es lohnt sich, die ungeschriebenen Regeln im Betrieb zu kennen, die zu beachten sind, wenn man jemanden aussucht und sich direkt an ihn wendet. Andere Personen, die der Meinung sind, dass sie dieselben Fähigkeiten haben, hätten vielleicht auch gerne die Chance gehabt, an Ihrem Projekt mitzuarbeiten. Denken Sie also daran, welche Auswirkungen dies auf Ihr Projektteam oder die Arbeitsmoral in anderen Abteilungen haben könnte. Sie möchten schließlich nicht, dass man Ihnen vorwirft, Günstlingswirtschaft zu betreiben oder nur Leute einzustellen, die Sie kennen! Ihr HR-Team kann Ihnen bei Bedarf weitere Ratschläge erteilen.

Über den Autor

Jason Westland ist CEO von ProjectManager.com, ein Online-Projektmanagement-Softwareunternehmen. Er ist auch der Autor von The Project Management Life Cycle.

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