16.05.2019 - Bei ALPEN denken Sie zunächst an Gebirge und Skifahren? Verständlich. Das Akronym bezeichnet aber auch eine Methode zur Tagesplanung, die als die „ALPEN-Methode“ unter Projektmanagern immer beliebter wird. Die ALPEN-Methode richtet sich an Manager und Führungskräfte, die sich jeden Abend aufs Neue darüber wundern, weshalb sie so erschöpft sind und ihre To-Do-Listen trotz harter Arbeit einfach nicht kleiner wird. Stetiger Stress und immer schnelleres Abarbeiten von To-Do-Listen führen einfach nicht zum gewünschten Ziel. Mit diesem Dilemma haben viele Menschen zu kämpfen. Auf der Suche nach mehr Effizienz und etwas Freiraum im Arbeitsalltag lohnt sich ein Blick auf die ALPEN-Methode.


Kontrolle über den Tag zurückgewinnen

Bei der ALPEN-Methode geht es darum, innerhalb von wenigen Minuten einen Plan für den Tag zu erstellen, mit dessen Hilfe es leichter wird, den Tag zu strukturieren und den Überblick zu behalten. Ziel ist es, die Leistung zu steigern und gleichzeitig den Stress erheblich zu reduzieren. Zahlreiche Manager schwören auf diese einfache aber effektive Methode. Einen Versuch ist es also allemal wert. Mit das Schönste an der ALPEN-Methode ist, dass sie so einfach ist. Es gibt kein komplexes und kompliziertes System mit Diagrammen und Tabellen zu erlernen. Das Zeitmanagement kann in wenigen Minuten jeden Morgen erstellt werden und zeigt doch große Wirkung. ALPEN ist wie weiter oben erwähnt ein Akronym und steht für A = Aufgaben (damit sind alle Termine und Aktivitäten gemeint), L = Länge, P = Pufferzeiten, E = Entscheidungen und N = Nachkontrolle. Diese fünf Schritte definieren die ALPEN Methode und müssen jeden Morgen durchgeführt werden. Das einzige, was man wirklich benötigtt, sind Stift, Papier und etwas Selbstdisziplin.


Tipps für erfolgreiches Planen mit der ALPEN-Methode

Um die Aufgaben und Aktivitäten aufschreiben zu können, müssen Sie sich zunächst einen Überblick über alles verschaffen, was Sie am jeweiligen Tag erledigen müssen oder möchten. Seien Sie dabei nicht nachlässig und erfassen Sie alle Aufgaben, also auch die Standardaufgaben wie zum Beispiel das Lesen und Beantworten von E-mails. Das Aufschreiben aller Aufgaben verschafft einen ersten Eindruck davon, was ansteht. Der zweite Schritt besteht darin, zu schätzen, wie lange Sie für jede einzelne Aufgabe brauchen. Dabei ist es ratsam, realistisch zu schätzen, aber die Zeit etwas knapper zu fassen. Erfahrungsgemäß dehnen sich Aufgaben gerne aus, wenn man ihnen von vornherein mehr Zeit einräumt. Das knappe Bemessen der Zeitfenster zwingt Sie, von allzu perfektionistischen Vorstellungen Abschied zu nehmen. Es soll kein Stress entstehen, aber auch kein Leerlauf.

Das Einplanen von Pufferzeiten hängt eng mit dem Schätzen der Aufgabendauer zusammen. Planen Sie zwischen den einzelnen Aufgaben kleine Pufferzeiträume ein, denn schließlich gibt es sie einfach nicht, diese Tage, an denen nichts Unvorhergesehenes dazukommt. Die Pufferzeiten können die meisten Projektmanager mit ein wenig Übung schon bald sehr realistisch einschätzen. Es kommt ganz darauf an, welche Art von Arbeitsplatz man hat. Ein klassischer Richtwert sind 30-40% des Tages als Puffer einzuplanen. Nun geht es daran, anhand der vorliegenden Liste und den Zeiten Entscheidungen zu treffen. Oft ist es nötig, sich einzugestehen, dass für manche Aufgaben keine Zeit bleiben wird. Es müssen Prioritäten gesetzt werden. Entscheiden Sie sich bewusst für die dringenden und wichtigen Aufgaben. Am besten planen Sie die allerwichtigsten Aufgaben gleich zu Beginn ein, so dass Sie noch voller Energie sind und sicher sein können, dass diese Aufgaben auch wirklich erledigt werden. Umfangreiche Aufgaben sollten in kleine Häppchen unterteilt werden. Ein wertvoller Tipp für alle diejenigen, die nach dem Mittagessen immer ein kleines Tief haben: für diesen Zeitraum eignen sich am besten Routineaufgaben mit weniger hoher Priorität. Zuletzt steht dann die Nachkontrolle an, womit wir auch beim letzten Buchstaben der ALPEN angekommen wären. Fragen Sie sich jeden Abend, wie gut Ihre Tagesplanung geklappt hat und versuchen Sie daraus zu lernen. Wie realistisch war die Einschätzung der Längen und hat der Puffer ausgereicht? Was muss ich morgen besser oder anders machen?
 

Die ALPEN-Methode auf dem Weg zu mehr Produktivität

Die ALPEN-Methode ist also denkbar einfach und hilft dennoch so sehr dabei, den Tag zu unterteilen. Mit der ALPEN-Methode gehen Sie nicht mehr jeden Abend nach Hause und haben das Gefühl, mal wieder nichts geschafft zu haben. Die Produktivität wird gesteigert und das Wohlbefinden gleichermaßen. Sie widmen Ihre Zeit gezielt den einzelnen Aufgaben und können Ihren Vorgesetzten und Ihrem Team auch immer recht genau sagen, was Sie schaffen werden und was für morgen, für nächste Woche oder für jemand anderen liegen bleiben wird. Das erleichtert auch allen in Ihrem Umfeld die Planung.

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