17.04.2019 - Gebündelte Kommunikation. Gestärkte Teamarbeit. Übersicht über komplexe Vorhaben. Zeitersparnisse. Mehr Standardisierungen. Zielgerichtetes Management.
 
Um all diese Vorteile nutzen zu können, müssen Sie aber ein Tool finden, das zu Ihnen und Ihren Vorhaben passt. Sind Ihnen bestimmte Ansichten, wie ein Gantt Chart, wichtig? Brauchen Sie eine Leistungserfassung? Liegt Ihr Fokus auf strategischer Planung, einfacher Task-Organisation oder übergeordnetem Management?
 
Und nicht nur die spezifischen Funktionen sollten bei der Auswahl eines Tools eine Rolle spielen.
 


In unserer Reihe kommen Sie in 4 Schritten zu einem Projektmanagementtool, das zu Ihnen persönlich passt. In diesem Beitrag finden Sie zunächst einen Überblick.

 
Die Auswahl eines neuen Projektmanagementtools als eigenes Projekt


Die schlechte Nachricht zuerst: Wenn Sie sich heute entschließen, in Ihrem Unternehmen eine Management-Software einzuführen, sind Sie nicht morgen damit fertig. Alleine die Recherche ist bei der enorm großen Auswahl in diesem Bereich sehr zeitintensiv.

Finanzielle Risiken

Recherche, Auswahl und Einführung sowie alle nötigen Zwischenschritte ergeben ein eigenes komplexes Projekt. Ähnlich wie ein Bauprojekt zum Beispiel, erfordert ein neues Projektmanagementtool eine intensive Planung, Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern und ist genauso auch mit finanziellen Risiken verbunden.

Wenn die Software sich nämlich nicht in Ihrem Unternehmen durchsetzt und wieder abgeschafft wird, bleiben Sie genauso auf den Kosten sitzen, als hätten Sie die falschen Dachziegel bestellt.

Individuell zugeschnitten

Die Einführung eines Tools greift direkt in Ihre aktuellen Arbeitsprozesse ein. Das ist eine Neuerung, die gut überlegt sowie umfangreich vor- und nachbereitet werden muss. Denn vor allem Ihre Mitarbeiter sollen in ihrer Arbeit entlastet und nicht behindert werden. Sie wollen Ihre Arbeitsprozesse langfristig unterstützen und optimieren. Und was bringt Ihnen der ganze Aufwand, wenn die Software nach einigen Wochen von niemandem mehr genutzt wird, weil sie nicht ins Unternehmen, zu Ihren Mitarbeitern oder den Aufgaben passt.
 

Probleme bei der Auswahl

Sie sind sich also bewusst, dass Sie sich für die Auswahl Zeit nehmen müssen, haben sich Ressourcen bereitgestellt und sind Ihrem Ziel – ein für Sie am besten geeignetes Tool – noch nicht viel nähergekommen. Denn die eine Entscheidung für eine passende Software ist nicht leicht zu treffen. Vor allem nicht, wenn Sie kein Experte auf dem Gebiet der Projektmanagementsoftware sind.
 
Viele Anbieter

Der Bereich der Softwareanbieter ist gigantisch. Aktuell sind über 750 Tools auf dem Markt, die sich als „Unterstützer“ beim Projektmanagement, Taskmanagement oder bei der Collaboration zählen. Und alle haben unterschiedliche Features, Funktionsweisen und Schwerpunkte. Von Selbstorganisation und Aufgabenmanagement über Controlling und Dokumentation bis hin zu komplexem Multiprojektmanagement ist alles dabei.
 

In 4 Schritten zu optimiertem Arbeiten

Und nach all den ernüchternden Worten: Ja, es ist eine Herausforderung, das richtige Projektmanagementtool auszuwählen. Aber ja, es gibt einen Masterplan, wie Sie ganz sicher erfolgreich sein werden.

Den Namen eines für Sie passendes Tool kann Ihnen dieser Leitfaden nicht vorgeben. Sie müssen ganz individuell entscheiden, welches zu Ihnen und Ihren Mitarbeitern passt. Aber hier finden Sie eine Hilfestellung zur Vorgehensweise.

Nach diesen 4 Schritten haben Sie Ihre individuelle Projektmanagementsoftware.
 

Schritt 1: Analyse

Bevor Sie überhaupt irgendetwas machen, müssen Sie wissen, wie Sie selbst dastehen. Wie wird Projektmanagement aktuell in Ihrem Unternehmen gemanagt? Wo gibt es Entwicklungspotential? Wo soll das Tool überhaupt eingesetzt werden?

Eine ausführliche Ist-Analyse der aktuellen Arbeitsprozesse ist vor der Einführung unausweichlich. Optimal wäre auch eine Befragung der Mitarbeiter, die später mit der neuen Software arbeiten sollen. Wo sehen sie Schwierigkeiten oder Optimierungsbedarf in ihrer Abteilung und was denken sie, welche Features das Tool unbedingt braucht und welche nicht.

Dabei sind nicht nur einzelne Funktionen wichtig, sondern allgemein die Frage: „Wo brauchen wir Unterstützung?“. Und diese Frage sollte möglichst im gesamten Unternehmen in allen Ebenen gestellt und beantwortet werden.


Schritt 2: Anforderungen

Aus der Analyse ergibt sich eine Anforderungs- bzw. Kriteriensammlung. Wichtig dabei ist, sich nicht nur auf spezielle Funktionen festzulegen. Auch Rahmenbedingungen, Branchenlösungen und Kosten spielen eine wichtige Rolle. Ist Ihnen zum Beispiel Datenschutz und der Serverstandort wichtig? Oder umfassender Kundenservice? Wie sieht Ihr Budget aus?

Außerdem müssen Sie Ihre Anforderungsliste in jedem Fall priorisieren. Welche Funktionen brauchen Sie unbedingt, auf welche können Sie eventuell verzichten? Stellen Sie sich auf Kompromisse ein.

Das perfekte Tool, das allen Ihrer Anforderungen entspricht, gibt es nicht. Viele Unternehmen neigen dazu einen umfangreichen Katalog mit unterschiedlichen Funktionen zu erstellen und sich darauf zu versteifen. Das ist nicht zielführend.

Die Frage ist: Was wollen Sie mit dem Tool erreichen? Die Liste mit Anforderungen dient für Sie eher als Orientierung und zum Abgleich mit potentiellen Tools für Ihr Unternehmen. Während Ihrer Recherche sollte sich nämlich eine immer “realistischere“ Kriteriensammlung ergeben, auf deren Grundlage Sie Programme für den tatsächlichen Test auswählen.
 
Schritt 3: Software-Tests

Nachdem Sie eine Liste von Anforderungen erstellt haben, haben Sie sicher eine lange Liste von Tools, die für Sie in Frage kommen. Die so genannte Longlist ist aber noch viel zu umfangreich für ausgiebige Tests jeder einzelnen Software. Anhand Ihrer Priorisierungen sollten Sie nun gründlich aussortieren.

Die daraus entstehende Shortlist sollte nicht mehr als drei Produkte enthalten. Mit diesen Softwarelösungen können Sie nun in die Testphase gehen.

Projektmanagementtools sollen in der Praxis angewendet werden, deswegen sollten Sie in jedem Fall vorher ausprobieren, ob Sie mit der Anwendung zurechtkommen. Sinnvoll ist es auch, eine Gruppe von Mitarbeitern – im besten Fall die, die später auch damit arbeiten sollen – mit einzubeziehen.
 
Schritt 4: Implementierung

Am Ende des dritten Schrittes haben Sie sich hoffentlich für ein Tool entschieden, das alle Features bietet, die Sie brauchen und mit dem die Testgruppe optimal zurechtkam.

Bei der Implementierung geht es vor allem darum, die Mitarbeiter an den täglichen Umgang mit der neuen Software zu gewöhnen. Auf jeden Fall sollten Sie die Einführung schon einige Zeit vorher kommunizieren, um routinierte Mitarbeiter nicht zu überrumpeln. In dem Zusammenhang können auch Schulungen oder Workshops sinnvoll sein – je nachdem, wie viele Mitarbeiter betroffen sind.

Bei sehr vielen Mitarbeitern können Sie ausgewählte als Experten ausbilden, die bei Schwierigkeiten ihrer Kollegen unterstützen.

Dieser Schritt ist nicht mit einer einfachen IT-Einführung vergleichbar, eher mit einem komplexen Change-Prozess. Denn ein PM-Tool wird und soll das allgemeine Arbeiten eines Unternehmens verändern.
 
Im nächsten Teil unserer Reihe: Wir erklären Ihnen, worauf es bei der Ist-Analyse in Ihrem Unternehmen ankommt. So machen Sie den ersten Schritt auf dem Weg zu Ihrem optimalen Projektmanagementtool.


Über die Autorin: Denise Rüffer hat eine Leidenschaft für Kommunikation, Software und Tools. Nach einem Studium in Medienkommunikation & Journalismus sowie ersten Erfahrungen beim Westfalenblatt und bei RTL Hessen, ist sie aktuell Redakteurin bei der Schuchert Managementberatung. Schwerpunktmäßig beschäftigt sie sich mit Projektmanagement und Collaboration. Tipps und Tools für erfolgreiche Zusammenarbeit teilt sie regelmäßig auf dem factro Blog. 
 

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