Lean Management

Lean Management 18.02.2019 - Den Begriff Lean Management gibt es nun seit etwa 30 Jahren und das Thema hat wirtschaftlich nach wie vor große Bedeutung. Was zu Beginn der 90er Jahre als Verschlankungsprozess in der Produktion begann, hat sich mittlerweile zu einem globalen Konzept und zu einem allgemeinen Management-Prinzip gewandelt. Lean bedeutet schlank und genau das ist das Ziel im Lean Management: Die Wertschöpfungskette soll schlanker werden, effizienter funktionieren und von allen unnötigen Prozeduren und Aspekten befreit werden. Dies soll nicht nur zu einer effizienteren Produktion, sondern auch zu einer Reduzierung von Kosten und zu Zeitersparnis führen. Beim Lean Management ist Verschwendung das große Thema, um das sich alles dreht. Prozesse sollen sinnvoll und reibungslos ablaufen – egal ob es sich um einen Herstellungsprozess im herkömmlichen Sinne oder um das Management eines langfristigen Projektes handelt. Lean Management ist in vielerlei Unternehmen an der Tagesordnung und kann auch mit vielen modernen Strömungen im Projektmanagement kombiniert werden. 

Lean als Philosophie

In vielen Unternehmen ist das Lean Management zu einer regelrechten Philosophie geworden. Alle Prozeduren und Entscheidungsprozesse unterstehen dem obersten Gebot der Verschlankung, um Verschwendung egal in welcher Hinsicht zu erkennen und zu vermeiden. Bedarfe werden definiert und evaluiert, um genau zu ermitteln, welche Prozesse notwendig und welche überflüssig sind und daher entfallen können. Anders als beim ursprünglichen Konzept des Lean Management wird heute auch ein Fokus auf die Kontinuität gelegt. In den frühen 90ern war das Lean Management ein einmaliger Prozess, der auf eine Produktion oder eine Verwaltung angewandt wurde, um sie zu verschlanken und fortan diesen einmalig definierten Zustand zu belassen. Heute wird kein Zustand mehr als „fertig“, als Idealzustand hingenommen. Verbesserungen sind immer möglich. Heute sind Kostenreduzierung, Zeitersparnis, Verbesserung und Verschlankung eher ein kontinuierlicher Prozess, der niemals endet und stets nach Verbesserungspotentialen sucht. 

Ziele im Lean Management

Im Lean Management werden alle Aktivitäten in einer Firma oder in einem Projekt aufeinander abgestimmt, so dass bestenfalls sämtliche überflüssigen Tätigkeiten schlichtweg entfallen. Jeder Prozess, jede Entscheidung und jede Aufgabe ist idealerweise zu 100% effizient und führt auf dem schnellsten und günstigsten Weg zu einem idealen Ergebnis. Das klingt natürlich nach einer Utopie, aber genau das ist es, was im Lean Management angestrebt wird, um kontinuierlich Verbesserungspotential zu finden. Das Personal wird bei diesem Ansatz mit in die Bemühungen einbezogen. Am Ende soll aber nicht nur die Firma selbst einen Vorteil durch die Bemühungen haben. Auch die Kunden profitieren vom Lean Management, denn ein Teil der Kosteneinsparungen und der Zeitersparnis im Unternehmen oder im Prozess wird dem Kunden letztendlich in Form eines besseren Produktes oder eines günstigeren Preises weitergereicht. Damit wiederum verändert sich die Konkurrenzsituation und der gesamte Markt ist dazu angehalten, sich zu verbessern. Im Lean Management wird auf die Bedürfnisse der Kunden ein besonderes Augenmerk gerichtet, denn nur ein Produkt, das den Kundenerwartungen und -wünschen entspricht, ist konkurrenzfähig, wird gekauft und ist damit nicht als Verschwendung zu betrachten. 

Lean Management in allen Branchen

Lean Management ist wie bereits geschrieben längst nicht mehr nur eine Verschlankung von Produktionsprozessen. In der Produktion wird das Prinzip seit 30 Jahren angewandt, um Prozesse effizienter zu gestalten. Verwaltungen verwenden die Denkprinzipien und Methoden dieser Philosophie. Projektmanager orientieren ihre Prozesse und ihre gesamte Organisation am Lean-Prinzip. Aus dem Lean Management heraus ist das Prinzip der Lean Administration entstanden, welches die bestmögliche Wertschöpfung in Büros und Verwaltungen zum Ziel hat. In diesem Zusammenhang geht es um die Steigerung von Effektivität, um das Vermeiden von Informationsverlusten, um bessere Kommunikation und das Vermeiden von Rückfragen und Korrekturen. Ein besonderes Augenmerk liegt auf der Klärung und Definition von Verantwortlichkeiten und auf der Definition von Schnittstellen, so dass alle Prozesse reibungslos ablaufen können. Ordnung im Büro und in jedem Bereich des Büros (Server, Schränke, Akten, Telefonlisten etc.) spielt eine entscheidende Rolle. Es soll aber nicht nur im Büro, sondern auch in jedem einzelnen Mitarbeiter selbst „aufgeräumt“ werden. Niemand soll sich mit unnötigen Gedanken belasten müssen, was immer dann möglich ist, wenn jeder exakt weiß, was seine Aufgabe ist und wie er diese zu erledigen hat. Transparenz und Kommunikation sind die Hauptstichworte. 

Lean Management im Projektmanagement

Genauso werden die Prinzipien des Lean Management auch im Projektmanagement angewendet. Erfolgreiche Projektmanager arbeiten auf zwei Ebenen: einerseits ist die Verschlankung der eigenen Arbeitsweise und der Prozesse im Projektmanagement-Team ein Faktor; andererseits sollen die Prozesse und Aufgaben im eigentlichen Projekt, also zum Beispiel ganz konkret auf der Baustelle lean, also schlank sein. Als Projektmanager wacht man also auf der einen Seite darüber, dass das eigene Team transparent arbeitet, dass die Kommunikation strukturiert und effizient abläuft, dass Besprechungsberichte sich auf das Wesentliche beschränken und Meetings zielgerichtet und zeitsparend durchgeführt werden. Gleichzeitig beschäftigt man sich mit den projektimmanenten Prozessen: wo können Arbeiten parallel ausgeführt werden, um die Ressourcen bestens auszunutzen, wo kann eine provisorische Maßnahme durch besseres Planen überflüssig werden und wo kann die Verschwendung von Material minimiert werden, indem neue Methoden eingesetzt werden?

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