Neuer Blogpost: Stakeholdermanagement und die Bedeutung für Projekt

Neuer Blogpost: Stakeholdermanagement und die Bedeutung für Projekt 15.06.2018 - Das Stakeholdermanagement ist auch heute noch eine der wichtigen Methoden im Projektmanagement. Die Herkunft der Methode ist unklar, fest steht aber, dass das Stakeholdermanagement bei allen Zertifizierungen für Projektmanager wichtiger Bestandteil der Fortbildungskurse ist, so auch bei den Trainingspartnern der IAPM.
 
Stakeholdermanagement ist definiert als die Handhabung und Analyse der verschiedenen Bedürfnisse und Interessen aller Projektbeteiligten. Zu den unterschiedlichen Interessengruppen zählen nicht nur Kunden, Geldgeber und Investoren, sondern auch Politiker, Nachbarn, Anwohner, die Presse, Naturschutzvereine, Verbände oder andere Personengruppen, die in irgendeiner Weise von dem Projekt betroffen sind und die einen Einfluss auf das Projekt haben könnten. Dieser Einfluss kann dabei natürlich positiv oder negativ sein. Beide Möglichkeiten müssen im Rahmen des Stakeholdermanagement betrachtet und die möglichen Konsequenzen für das Projekt ermittelt werden. Zudem umfasst das Stakeholdermanagement weitestgehend auch eine Beeinflussung dieser verschiedenen äußeren Einflüsse. Das bedeutet, dass das Projektmanagement im Idealfall die positiven Einflüsse verstärken und die negativen minimieren soll. Stakeholdermanagement muss während des gesamten Projektverlaufs betrieben werden, denn die Interessen von Beteiligten können sich im Laufe eines Projektes ändern, stärker werden oder gar erst zu einem weit späteren Zeitpunkt auftreten. Daher bedeutet das Stakeholdermanagement für Projektmanager die gezielte Identifizierung, Analyse, Überwachung und Steuerung der Interessen von externen Personengruppen. 


Einsatz des Stakeholdermanagements

Das Stakeholdermanagement sollte als projektbegleitender und projektübergreifender Prozess betrachtet werden. Im Rahmen der Planungsphase findet normalerweise eine erste Identifizierung der Stakeholder statt. Diese dient als Basis für die zukünftigen regelmäßigen Analysen der Situation. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der Identifizierung eventueller Gegner des Projektes. Jeder, der in einer bestimmten Funktion dem Projekt Steine in den Weg legen könnte, muss ausführlich betrachtet werden. Diese dem Projekt entgegenstehenden Interessen könnten für Störungen oder gar einen Projektstopp sorgen und daher muss ein Stakeholder, der die Möglichkeit hat, dem Projekt zu schaden, genauer unter die Lupe genommen werden. Alle Interessen sind ernst zu nehmen. Als Projektmanager sollte man versuchen, sich in die Lage aller Beteiligten hinein zu versetzen und für potentielle Konflikte Lösungen vorzuschlagen, die eine Win-Win Situation entstehen lassen, so dass allen Beteiligten gedient ist. Natürlich ist es nie möglich, es allen in letzter Konsequenz recht zu machen. Je mehr Stakeholder an einem Projekt Interesse zeigen, desto schwieriger wird die Analyse und desto wahrscheinlicher ist es auch, dass nicht alle von dem Projekt begeistert sind. Eine Priorisierung von Stakeholdern ist also auch wichtig, wobei diese regelmäßig überdacht werden muss. Es kann schließlich sein, dass ein Stakeholder, der sich zu Anfang gegen das Projekt gestellt hat sich später neutral oder sogar positiv dem Projekt gegenüber verhält, nachdem er eine Lösungsmöglichkeit angeboten bekam, während aus einem anderen Lager erst später im Projektverlauf Gegenstimmen laut werden. 


Vor- und Nachteile einer ausführlichen Stakeholderanalyse

Als Vorteil einer Stakeholderanalyse ist zu nennen, dass die Ergebnisse in die Risikoanalyse mit einfließen können und es so erleichtern, die Projektziele genauer zu umschreiben. Potentielle Gegner eines Projektes können früh erkannt und möglicherweise kann ihre Gegenwehr durch geeignete Maßnahmen in Grenzen gehalten oder gar vollständig abgewehrt werden. So wird Schaden vom Projekt abgehalten. Ein weiterer Vorteil ist der, dass Befürworter des jeweiligen Projekts erkannt und gezielt mit eingebunden werden können. Zu den Nachteilen beziehungsweise Risiken des Stakeholdermanagements zählen vor allem bei wirklich umfangreichen Projekten der hohe zeitliche Aufwand, den eine Stakeholderanalyse mit sich bringt und so einen nicht zu unterschätzenden Aufwand für das Projektteam bedeuten kann. 


Ziele und Ergebnisse

Ein umfassendes Stakeholdermanagement erfordert soziale Kompetenzen und gute kommunikative Fähigkeiten. Um die Stakeholderanalyse durchführen zu können, muss der Umfang des Projekts zumindest in groben Stücken definiert sein. Als Ergebnis ist zunächst eine Liste der einzelnen Stakeholder zu erwarten. Diese ist die Basis für eine Analyse ihrer Interessen und Möglichkeiten, Einfluss auf das Projekt zu nehmen. Gefolgt werden diese Elemente von einer Liste an Maßnahmen, die ergriffen werden sollen, um Gegner des Projektes zu besänftigen oder zu bekehren sowie Befürworter mit einzubinden und ihre positiven Einflüsse zu nutzen. Aus dieser Analyse sollten verwertbare Informationen für die spätere Risikoanalyse hervorgehen. Viele Projektmanager erarbeiten die Stakeholderanalyse gerne im Team. Zur Verwaltung der Ergebnisse und Maßnahmen eignen sich verschiedene Programme mit Listenfunktionen. 


Schritte einer Stakeholderanalyse
  • Identifizieren der einzelnen Stakeholder (Wer kann welchen Einfluss auf das Projekt nehmen? Was sind die Interessen? Welche Auswirkungen können erwartet werden?)
  • Analyse der Stakeholder (Bewertung der potentiellen positiven und negativen Einflüsse auf das Projekt, Priorisierung)
  • Erarbeitung eines Maßnahmenkatalogs zur Eindämmung der negativen und zur Verstärkung der positiven Einflüsse
  • Festlegen der Wege der Kommunikation mit den einzelnen Stakeholdern (monatliche Briefings oder Meetings, Informationsmaterial, persönliche Treffen, Rundschreiben, Kompromissfindung...)


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