07.03.2017 - Jeder Projektmanager hat seine Methoden, die sich für ihn im Laufe der Jahre im Projektmanagement bewährt haben. Dieser Methodenkoffer ist eine äußerst wertvolle Schatzkiste und sollte möglichst aktuell gehalten werden. Der Pflegeaufwand lohnt sich, denn es gibt immer neue Trends im Projektmanagement. Wer seinen guten Ruf als Projektmanager wahren möchte, sollte also up-to-date bleiben.
Das Gantt-Diagramm ist ein effektives Mittel, um ein klassisches Projekt zu veranschaulichen. Schon für den Bau des berühmten "Hover Dam" spielte dieses Instrument eine wichtige Rolle. Namensgeber für das Diagramm war Henry L. Gantt, der als Unternehmensberater auf ein visuelles Mittel der Darstellung zurückgriff, um allen Beteiligten die einzelnen Bauschritte des berühmten Damms zu veranschaulichen. Noch heute ist dieses Gantt-Diagramm mit den Bauphasen samt Dauer am Hoover-Damm in Bronzeguss zu bestaunen.


Das Diagramm ähnelt einem Balkendiagramm, das im Oberbereich eine Zeitskala anzeigt, während sich links davon die Aufgaben aufgelistet nachlesen lassen. Diese Methode ermöglicht jedem Projektmanager eine leicht verständliche Illustration eines Projekts. Einem Stufenplan ähnlich wird ein Zeitplan grafisch dargestellt und dient der Planung und Koordinierung der einzelnen Projektschritte. Die Kernpunkte werden als Sammelaufgaben darstellt und im Verlauf eines Gantt-Diagramms konkreter aufgeschlüsselt. Die Durchführung dieser aufgeschlüsselten Arbeitsbereiche erfolgt unabhängig von den anderen Aufgaben. Diese Aufschlüsselung wird bis ins kleinste Detail ausgearbeitet. Erst wenn eine Aufgabe komplett erledigt ist, bekommt der Projektmanager ein Update dazu. Diese Vorgehensweise führt dazu, dass das Gantt-Diagramm ständig auf den neusten Stand gebracht wird und somit der Überblick über den Ablauf des Projekts gewahrt bleibt: Perfektes Projektmanagement, effizient auf den Punkt gebracht.
 
Optimale Kontrolle jederzeit
 
Das leicht überschaubare Diagramm ist auch deshalb für erfolgreiches Projektmanagement so unersetzlich, weil es nicht nur jederzeit einen guten Überblick verspricht, sondern auch die Meilensteine sowie Ressourcen und die Dauer grafisch darstellt. Es obliegt dem Projektmanager, noch zusätzliche Daten hinzuzufügen wie zum Beispiel Informationen über die Effizienz oder Leistungen in den Projektphasen.
Einer der wesentlichen Vorteile dieser Methode im Projektmanagement ist die Aktualität. Es weiß jeder im Projektteam Bescheid, wo das Projekt gerade steht und der Projektmanager profitiert von gut zu überblickenden Fristen oder Terminen. Die Einfachheit dieses Diagramms macht es möglich, ein solches Instrument für Projektmanagement in verschiedensten Bereichen zu nutzen. Ob der Bau eines Wolkenkratzers im Fokus steht oder ein einfaches Gartenhäuschen ist unerheblich. Weiter unterscheidet diese Art der Visualisierung zwischen Aufgaben, die gleichzeitig ablaufen sowie Aufgaben, die chronologisch abgearbeitet werden müssen. Diese Aufgabenstränge bauen aufeinander auf und führen mit dieser Methode zu erfolgreichem Arbeiten im Projektmanagement. Premiere feierte das Gantt-Diagramm als effektives Projektmanagement-Tool beim Bau des "Hoover Dam", aber auch bei der Entstehung des Ronald Reagan National Airports und des Interstate -Highway-Netz bewährte sich diese Methode hervorragend.
 
Natürlich kosten Erstellung und laufende Updates des Diagramms Zeit, aber diese amortisiert sich im Verlauf des Projekts, und wenn der Projektmanager am Ende auf diese Art ein Projekt erfolgreich abschließen kann steht außer Frage, dass er auf diese Methode auch im nächsten Projekt wieder gerne zurückgreifen wird. Diese Visualisierungsmethode bewährt sich für den Projektmanager, der nicht nur Zeit und Kosten im Fokus behält, sondern auch einen guten Überblick über den Material- und Personalaufwand behält.
 
Die Erstellung des Gantt-Diagramms in der Praxis
 
Die Erstellung des Gantt-Diagramms ist für kleinere Projekte auch durch eine einfache Tabellenkalkulation wie zum Beispiel Excel umsetzbar. Technikaffine Projektmanager schätzen aber eine spezielle Projektmanagement-Software. Das Gantt-Diagramm punktet zudem durch die Möglichkeit Auslastungen und Termine in geringfügiger Form zu verändern, was den Abgleich mit Planung und Soll im laufenden Projektmanagement vereinfacht.
Das Gantt-Diagramm gilt als Klassiker bei den Methoden im Projektmanagement, weil stets ein guter Überblick gegeben ist. Das ist wichtig, denn im Berufsalltag kommt es trotz guter Arbeit vom Projektmanager manchmal zu Terminverschiebungen oder unerwarteten Zwischenfällen. Das Gantt-Diagramm lässt Platz für solche Korrekturen und ist danach sofort wieder auf dem aktuellsten Stand, der für alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter transparent dargestellt ist. Je nach Art und Größe des Projekts ermöglicht diese Methode das Hinzufügen zusätzlicher Daten, um das Projekt noch granularer zu präsentieren. Natürlich ist das Diagramm nicht allein der Schlüssel zum Erfolg, denn es kann nur veranschaulichen, was der Projektmanager und sein Team geplant haben. Man sollte allerdings den Aufwand für die Erstellung nicht unterschätzen. Es gibt natürlich eine Vielzahl an Methoden, die sich im Projektmanagement bewähren.
 
Lassen Sie uns teilhaben an Ihren Erfahrungen mit dem Gantt-Diagramm oder anderen Instrumenten, die Ihnen die Arbeit als Projektmanager erleichtern und berichten Sie uns an info@iapm.net.

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