16.10.2014 - In der Nähe meines Wohnhauses liegt seit einiger Zeit ein leeres Baugrundstück. Es ist mit einem Bauzaun eingezäunt, ist aber offen gestanden ein Schandfleck. Letzte Woche fand ich heraus, dass sich der Bau der neuen Häuser so lange hinzieht, weil die Projektanträge der Bauherren abgelehnt wurden. Jetzt müssen wir scheinbar darauf warten, dass die lokalen Behörden einen neuen Projektantrag prüfen und dieser vielleicht genehmigt wird.

Die Bauherren hätten einen Projektantrag zur Prüfung erstellt, der auch Voraussetzung für den Beginn anderer Projekte ist. Manchmal stoßen Sie zu einem Projekt, wenn der Projektantrag bereits geschrieben und genehmigt wurde, und ein anderes Mal sind Sie von Anfang an mit dabei, wenn der Auftraggeber den Projektantrag erstellt. Wenn dies der Fall ist, werden Sie wahrscheinlich in die Erstellung des Projektantrags eingebunden, da viele Auftraggeber nicht die Zeit (oder, sofern ich das sagen darf) die Fähigkeiten haben, um ein Projektdokument zu erstellen, das für die Entscheidungsträger klar verständlich ist. Hier ist also unser Leitfaden für die Erstellung eines Projektantrags.

Folgendes sollte enthalten sein:

Hintergrund: Erläutern Sie in einem kurzen Abschnitt, warum das Projekt erforderlich ist. Nennen Sie ein paar Einzelheiten über das Problem, das mit dem Projekt behoben werden soll, und erklären Sie, was bisher geschehen ist, das dieses Projekt unverzichtbar macht.

Anforderungen: In diesem Abschnitt können Sie die Anforderungen stichpunktartig auflisten. Zum gegenwärtigen Zeitpunkt können sie relativ hoch sein, deshalb wären Formulierungen wie „Steigerung der Kundenzufriedenheit um 10%“ in Ordnung.

Vorgeschlagene Lösung: Wie sie wahrscheinlich schon vermutet haben, ist dies der Abschnitt, in dem Sie dokumentieren, was mit Ihrem Projekt erreicht wird! Beschreiben Sie, wie Sie das Problem mit diesem Projekt lösen werden.

Verworfene Lösungen: Es ist auch eine gute Idee, ein paar Lösungen aufzuführen, die Sie zunächst in Betracht gezogen, dann aber verworfen haben. Dies zeigt, dass Sie eine gründliche Analyse vorgenommen haben und alle verfügbaren Optionen geprüft haben, bevor Sie Ihre empfohlene Lösung für dieses Geschäftsproblem vorgelegt haben.

Projektergebnisse: Beschreiben Sie in diesem Abschnitt die wichtigsten Projektergebnisse. Dabei handelt es sich um Dinge, die es jetzt nicht gibt, die es aber nach Abschluss Ihres Projekts geben wird. Zum Beispiel eine neue Software, Handbücher für die Software, ein neues Gebäude, ein neues Produkt oder Verfahren. Gliedern Sie sie auf, so dass die Liste mindestens 8 bis 10 Punkte enthält. Einige davon könnten sich auf das Management des Projekts beziehen wie die Dokumentation der Testdurchläufe oder Prüfungsberichte über Qualitätskontrollen.

Zeitbedarf: Hier geben Sie an, wie lange das Projekt Ihrer Meinung nach dauern wird. Zu diesem Zeitpunkt ist es unwahrscheinlich, dass Sie bereits einen vollständigen Terminplan erstellt haben, aber Sie können wahrscheinlich eine grobe Schätzung abgeben, damit die Stakeholder des Projekts eine ungefähre Vorstellung von der Projektdauer erhalten. Falls es irgendwelche Zeitvorgaben gibt, die Sie einhalten müssen, können Sie diese ebenfalls hier angeben. Wenn das Projekt beispielsweise bis zum Ende des Geschäftsjahres oder bis zum Beginn eines bestimmten Ereignisses abgeschlossen sein muss, erwähnen Sie es hier. Eine Weihnachtsfeier muss bis Weihnachten stattgefunden haben!

Es kann auch sein, dass Ihr Auftraggeber einem Kunden die Fertigstellung des Produkts bis zu einem bestimmten Datum versprochen hat, ohne die Projektplanung richtig durchgegangen zu sein, so dass Sie unter Umständen auch diese Art von Terminvorgabe berücksichtigen müssen.

Ressourcen: Listen Sie alle Ressourcen auf, die Sie benötigen werden, einschließlich der Mitarbeiter. Zu diesem Zeitpunkt ist es besser, die Namen der Ressourcen noch nicht festzulegen, sondern stattdessen die Funktion der Person, die Sie benötigen, anzugeben, etwa ein Vertragsingenieur oder ein HTML-Software-Entwickler. Wenn Sie bereits eine genaue Vorstellung haben, welche Person in das Projektteam aufgenommen werden könnte, können Sie sie erwähnen. Gehen Sie aber nicht davon aus, dass Sie diese Person auf jeden Fall für das Projekt einsetzen werden.

Für die meisten Projekte werden nicht nur Mitarbeiter, sondern auch andere Arten von Ressourcen benötigt. Hier sollte alles von der Computerausrüstung bis zu Baumaschinen oder Fabrikeinrichtungen aufgelistet werden. Auch wenn die Liste noch länger werden könnte, wenn Sie das Projekt definieren und planen, schreiben Sie trotzdem alles auf, was Ihnen im Moment einfällt.

Budget: Rechnen Sie die Kosten Ihrer Ressourcen einschließlich der Mitarbeiter zusammen und geben Sie die Summe als Ihr geschätztes Projektbudget an. Auch dieser Teil Ihres Projektantrags kann sich noch ändern, wenn die Planung des Projekts vollständig abgeschlossen ist. Zunächst können Sie die Kosten aber wenigstens bestmöglich schätzen.

Verantwortungsbereiche: Wenn Sie wissen, wer für was verantwortlich ist, geben Sie es in diesem Abschnitt an. Sie werden wahrscheinlich wissen, dass Sie der Projektmanager sein werden (da Sie darum gebeten wurden, dieses Dokument zu erstellen) und wer der Auftraggeber sein wird.

Berichtswesen: Menschen, die Projekte genehmigen, schätzen es, wenn es eine formale Struktur für das Berichtswesen und die Projektführung gibt, da daraus ersichtlich wird, dass das Projekt professionell gemanagt wird und die Wahrscheinlichkeit, dass etwas schiefgeht, geringer ist. Geben Sie hier an, wie Sie Projektberichte handhaben werden. Ein vierzehntägiger oder monatlicher Bericht an ein Projektsteuerungsgremium ist wahrscheinlich das Mindeste, aber Ihr Unternehmen oder Projektmanagement-Büro erwartet unter Umständen auch andere Berichte, die Sie ebenfalls im Projektantrag auflisten sollten.

Projektführung: Bei der Projektführung geht es im Prinzip darum, sicherzustellen, dass eine Struktur vorhanden ist, die für die erfolgreiche Abwicklung des Projekts sorgt. Die Projektführung hat eine Überwachungsfunktion und stellt sicher, dass das Projektteam vernünftig handelt und das Gesamtziel im Auge behält. Ihr Projektsteuerungsgremium übernimmt die Projektführung. Schreiben Sie dies also hier auf und geben Sie an, wer diesem Gremium angehören soll. Sie können auch das Projektmanagement-Büro und alle anderen Prozesse in Ihrem Unternehmen erwähnen, die eine gute Projektführung gewährleisten.

Risiken und Probleme: Führen Sie die wichtigsten Risiken und Probleme auf, die bereits identifiziert wurden, und geben Sie an, wer sie managt und wie Sie diese voraussichtlich handhaben werden. Halten Sie diese Liste relativ kurz. Wenn Sie möchten, können Sie einen Link zu Ihrer Risikomanagement-Software zur Verfügung stellen, so dass jeder, der sie liest, die vollständige Liste der Risiken und Probleme im Internet lesen kann.

Erfolgskriterien: Schließlich sollten Sie erläutern, wie Sie wissen werden, ob das Projekt ein Erfolg war. Nennen Sie einige Erfolgskriterien wie „Steigerung der Kundenzufriedenheit um 10%“ oder „Software rechtzeitig fertiggestellt mit weniger als 20 Fehlern“. Sie können diese später immer noch ändern, aber es ist für das ganze Team hilfreich zu wissen, welches Ziel sie anstreben und wie Erfolg beurteilt wird.

Das ist alles, was ein Projektantrag enthalten muss. Sie können unsere Projektantragsvorlage hier herunterladen, um Zeit zu sparen. Wenn der Projektantrag sehr lang werden sollte, können Sie auch eine kurze Zusammenfassung beifügen. Manche Leute werden nur diese lesen, geben Sie sich also Mühe! Jetzt können Sie Ihren Projektantrag einreichen und müssen nur noch abwarten, ob Ihr Projekt genehmigt wird. Viel Erfolg!



Über den Autor
Jason Westland ist CEO von ProjectManager.com, ein Online-Projektmanagement-Softwareunternehmen. Er ist auch der Autor von The Project Management Life Cycle.

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