Vom Industrie- zum Wissenszeitalter - der Weg in eine neue Welt des Projektmanagement

Am 17. Februar fand das erste Netzwerktreffen der IAPM des Jahres 2021 statt. Diesmal wurde das Netzwerktreffen als interaktiver Workshop organisiert und es wurden gemeinsam Fragen beantwortet und Ideen erarbeitet. Das Thema war "Vom Industrie- zum Wissenszeitalter - der Weg in eine neue Welt des Projektmanagement" und das Zentrum des Abends bildeten vier Workshops:

1. Welche Umwälzungen können wir erahnen? – Wir werfen den Blick in die Glaskugel!
2. Wie können wir neue Sichtweisen gewinnen? – Der Paradigmenwechsel!
3. Vom Bedarf zum Produkt. Welche neuen Bedarfe werden wir in Zukunft haben? Was müssen die Waren und Dienstleistungen hierfür bieten und wie sehen sie aus?
4. Vom Projekt zum Projektmanagement. Welche Projekte werden wir bearbeiten? Wie sieht das Projektmanagement dafür aus?

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Frau hält Buch an ihr Gesicht. [1]

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Wie zeichnet sich das Wissenszeitalter aus und was bedeutet dieser Wandel für uns Projektmanager?

Im Internet werden Informationen ohne Ende produziert.
  • Vorteil: Das Wissen liegt uns auf Knopfdruck vor.
  • Herausforderung: Relevantes Wissen muss erst herausgefiltert und Mehrdeutigkeiten müssen vermieden werden.

Für uns Projektmanager bedeutet das: Wir müssen eine Achtsamkeit entwickeln, um diese Herausforderung zu meistern.


Wir nehmen schon jetzt Veränderungen unseres beruflichen und privaten Lebens war. Diese werden sich in Zukunft noch verstärken. Solche Veränderungen sind u. a.:
  • Die Zusammenarbeit, die sich aufgrund der Corona-Pandemie nachhaltig verändert.
  • Der Klimawandel, der mit spürbaren Konsequenzen immer schneller voranschreitet.
  • Das Internet, das zu einer weiteren Beschleunigung der Geschäftsprozesse führt.
  • Die Künstliche Intelligenz, die sich rasant weiterentwickeln und Privatpersonen sowie ganze Systeme betreffen wird.

Für uns Projektmanager bedeutet das: Wir müssen die Herausforderungen, die damit einhergehen meistern. Wir müssen uns bewusst machen, dass die Digitalisierung nicht einfach nur eine Fortsetzung der industriellen Prozesse ist. Wir wissen, dass der Anpassungsdruck uns verwundbar machen kann.

 

Es gibt einen Paradigmenwechsel: Die bisherige lineare Entwicklung wird in vielen Bereichen durch die exponentielle Entwicklung verdrängt. Wie kann man damit umgehen?
  • Die bekannten Planungsmethoden müssen weiterhin zum Einsatz kommen.
  • Alternativen müssen aufgezeigt werden.
  • Notfallpläne müssen vorab erarbeitet werden, für den Fall, dass das Unerwartete eintritt.

Für uns Projektmanager bedeutet das:  Wir müssen kleinteilig arbeiten und die „alten Welten“ mit den „neuen Herausforderungen“ kombinieren. Wir müssen die richtigen Entscheidungen treffen und dennoch schnell agieren.

 
Das Projektmanagement wird sich verändern:
  • Der Schlüssel liegt im Verzahnen der unterschiedlichen Projektmanagementansätze.
  • Engpässe müssen frühzeitig aufgespürt und behoben werden.
  • Kennzahlen müssen zur Entscheidungsfindung eingesetzt werden.
  • Reviews werden unumgänglich, um Erkenntnisse zu erlangen und um Entscheidungen für die Zukunft treffen zu können.
  • Das Projektpersonal muss Wissen und Erfahrung im Themenkomplex Projektmanagement haben und es auch anwenden wollen.

Für uns Projektmanager bedeutet das: Wir müssen unterschiedliche Rollen einnehmen, z. B. als empathischer Moderator, Qualitätsmanager oder als strategischer Kommunikator.
 

Der Umgang mit Fehlern muss besser werden:
  • Fehler können auftreten und sind manchmal nicht vermeidbar.
  • Es muss eine Fehlerkultur etabliert werden, die konstruktives Feedback zulässt und unabdingbar macht.

Für uns Projektmanager bedeutet das: Wir müssen kommunizieren, dass man aus Fehlern lernen kann. Wir müssen die Feedbackkultur selbst leben und als gutes Beispiel vorangehen. Wir müssen unseren Teams zeigen, dass der Hinweis auf einen Fehler kein persönlicher Angriff ist, sondern eine Chance darstellt, sich selbst zu verbessern.

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Das Knäuel der vernetzten Daten und das knappe Gut sensibler Achtsamkeit

In der Blase des Internets werden Informationen ohne Ende produziert. Zahlen, Daten, Fakten, alles was wir an Wissen haben, liegt uns auf Knopfdruck vor. Doch weil dies alles zusammen mit Unsinn, unwichtigen Informationen oder irrelevantem Datenmaterial im Web vermengt ist, ist das relevante Wissen schwer zugänglich. Ähnlich verhält es sich in unseren Projekten. Unsere Kommunikation im Projektteam, mit Kunden und Lieferanten, liefern neben den werthaltigen Informationen jede Menge Möglichkeiten der Zwei-, Mehr- und Vieldeutigkeit, wir erleben die Gerüchteküche, hören alternative Fakten, bzw. Fake News und sind darüber hinaus täglich mit Halb- und Unwahrheiten konfrontiert.
Die tiefere Erkenntnis über unser Projekt und dessen Umfeld, über unsere Auftraggeber und Mitstreiter, über unsere Unterstützer und Gegner, zu fundierten wissenschaftlichen Erkenntnisse oder zu wirklich relevanten, projektbeeinflussenden Themen, die Achtsamkeit für all das zu haben – auch wenn wir unter Zeitdruck unsere Ergebnisse liefern müssen – das ist die wahre Herausforderung. Die Suchmaschine paart sich mit dem menschlichen Urteilsvermögen; die Intuition – das Bauchgefühl – paart sich mit der Sensibilität, der warmherzigen Empfindsamkeit und das persönliche Wissen paart sich mit der gesammelten Erfahrung.

Veränderungen unter den Bedingungen exponentieller Funktionen

Die Digitalisierung konfrontiert uns mit fundamentalen Veränderungen. Unser Denken ist, im positiven, wie im negativen, auf die Linear- und nicht auf die Exponentialfunktion ausgelegt. Deshalb sind wir heute nicht einmal ansatzweise in der Lage zu erfassen, wie drastisch die zu erwartenden Umwälzungen tatsächlich sein werden.

Workshop 1: Welche Umwälzungen können wir erahnen? – Wir werfen den Blick in die Glaskugel!

Die Zeit der Corona-Pandemie zeigt uns neue Arten des Zusammenarbeitens auf. Vieles, was in den letzten Monaten erlernt wurde, wird beibehalten werden, weil es sich als nützlich, kostensparend und effizient erwiesen hat.
Der Klimawandel schreitet immer schneller voran und befeuert alternative Mobilitätskonzepte und den gesamten Energiesektor.
Das Internet führt zu einer weiteren Beschleunigung der Geschäftsprozesse und ermöglicht damit auch kurzfristiges Reagieren auf Veränderungen und punktgenauen Zugriff auf Zielgruppen für die Produkt- und Serviceangebote der Unternehmen.
Der gesamte Bereich der Künstlichen Intelligenz wird sich ebenfalls rasant weiterentwickeln. Die sich hier abzeichnende Entwicklung wird die revolutionäre Entfaltung der exponentiellen Veränderung zu einem ungeahnten Anpassungsdruck führen. Dies wird komplexe Systeme, aber auch jeden Einzelnen betreffen.
Der Anpassungsdruck an die neuen Gegebenheiten, der Umgang mit der Dynamik und der Komplexität, neuer Systeme, wird uns viel verwundbarer machen, als wir dies heute erahnen können. Alle Organisationen die eine geringe Elastizität ausweisen und sich, warum auch immer, nicht anpassen können, werden unter Druck geraten. 
Die neuen Technologien und die digitalen Maschinen stellen also nicht einfach nur eine Fortsetzung der industriellen Prozesse und der darin positionierten Werkzeugmaschinen dar. Dies so zu sehen, wäre ein entscheidender Fehler, den wir als Projektmanager vermeiden müssen.

Workshop 2: Wie können wir neue Sichtweisen gewinnen, um diesen Gedankenfehler auszuschließen? – Unser Paradigmenwechsel!

In vielen Bereichen unseres Lebens und Arbeitens wird die bisherige lineare Entwicklung durch die exponentielle Entwicklung verdrängt werden. Doch welche Bereiche werden das sein? Lasst uns mit dem Spielen beginnen! Sandkastenspiele können uns helfen neue Wege, Skulpturen und Schlösser in den Sand zu bauen: Sie zeigen uns ganz einfach und gleichzeitig sehr deutlich, wie das Neue aussehen könnte. Wir müssen Szenarien entwickeln, bunte und farbige, grauweise und dunkle, nachvollziehbare und logische, aber auch abstrakte und abstruse Szenarien. Hierauf aufbauend können wir die Folgen unseres Handelns und Unterlassens abschätzen. Wir erkennen, wo es im System zu Unruhe oder zu Druck kommen könnte. Um Fehler zu erkennen, vielleicht auszuschließen, müssen unsere bekannten Planungsmethoden zum Einsatz kommen. Die Entwicklung von Plänen, von Roadmaps muss Alternativen aufzeigen und die Basis, für u. U. auch kleinteilige Entscheidungen liefern. Dennoch wird das Unverhoffte, das Unerwartete, eintreten und dafür brauchen wir Notfallpläne, Reserven und auch Rückfallpositionen. Vor allen Dingen aber dann auch Menschlichkeit und Hilfsbereitschaft.


Von den zukünftigen Bedarfen zum neuen Projektmanagement

Weil dort Angebot und Nachfrage zusammenkommen können, ist das marktwirtschaftliche System erfolgreich. Doch für die wirklich großen und neuen Themen der Welt gibt es (noch) nichts, was gehandelt werden könnte. Ohne Waren und Dienstleistungen gibt es keine Angebote. Ohne konkrete Bedarfe gibt es keine Nachfrage. Für das Neue, das zukünftig für uns wichtig, vielleicht sogar wesentlich sein wird, gibt es weder Angebot noch Nachfrage, also keine Märkte.
 

Workshop 3: Welche neuen Bedarfe werden wir in Zukunft haben? Was müssen die Waren und Dienstleistungen hierfür bieten und wie sehen sie aus?

Die Beschreibung des Aussehens ist sehr schwierig. Ob es eher ein Einfamilienhaus oder eine Kathedrale sein wird, wissen wir nicht, aber vielleicht können wir mit großer Wahrscheinlichkeit unterstellen, dass es ein Gebäude sein wird, das aus Steinen und Glasscheiben erbaut wird. Dann kommen wir mit einem modularen System, einem Baukasten sehr gut weiter. Wir werden also kleinteilig werden müssen. Wie können kleine Teile zusammengebaut werden? Es wird Klebstoff geben müssen, der die „alten Welten“ mit den „neuen Herausforderungen“ verbinden kann. Der Kleber muss schnell wirken, denn wir haben wenig Zeit, die Umsetzungsgeschwindigkeit verlangt alles von uns ab. Dies baut den Druck in Richtung der Entscheidungen auf, die wir treffen müssen. Schnelle, aber richtige Entscheidungen, erfordern die richtigen Analysen, aber auch zuverlässiges Datenmaterial. Um ein Gebäude zu errichten benötigen wir auch immer wieder Menschen. Diese Menschen müssen qualifiziert und motiviert sein, etwas „gut“ machen zu wollen. Diese Menschen müssen identifiziert, ihre Kompetenzen sicher beurteilt und in das System eingebunden werden. Es wird immer noch Baumeister und Architekten geben müssen, unterschiedliche Hierarchieebenen werden ihre Entscheidungsräume ausnutzen und mit Leben füllen müssen. In diesen Ebenen sind aber auch die Führungskräfte anzutreffen, die ein gutes Gefühl vermitteln müssen, wenn etwas Gutes getan wurde.

Workshop 4: Welche Projekte werden wir bearbeiten? Wie sieht das Projektmanagement dafür aus?

Modulare Projekte erfordern modular aufgebautes Projektmanagement, der Schlüssel liegt im Verzahnen der unterschiedlichen Projektmanagementansätze, traditionelles und agiles Projektmanagement wird hybridisiert werden. Im Projekt gilt es sich auf dem begrenzenden Faktor, auf den Engpass, zu konzentrieren. Wir können den kritischen Pfad nutzen, um die zeitkritischen Arbeitspakete zu identifizieren und somit den Engpass im Projektablauf ermitteln, Risikoanalysen helfen dabei, die riskantesten Arbeitsbereiche zu erkennen und Behinderungen werden bei einem mit dem Framework Scrum bearbeiteten Projekt im Daily Scrum offengelegt. Diesen Arbeitsfeldern muss in Zukunft viel mehr Rechnung getragen werden. Der Flaschenhals muss professionell aufgespürt und dann beseitigt werden. Um zu steuern, zu regeln und Prozesse in den Griff zu bekommen, muss über vergleichsweise einfache Kennzahlen das Prozessgeschehen überwacht, die Kennzahlen des Prozesses gemessen und zur Entscheidungsfindung genutzt werden.
Die Einleitung der richtigen Aktionen macht aber zusätzliche Rückkopplungsprozesse erforderlich. Reviews, Retrospektiven und Assessments müssen weiter professionalisiert und die Erkenntnisse schnell und zuverlässig in Regelwerke und Anweisungen überführt werden.
Dies führt uns nun zu den Leuten, die solche Bewertungen durchführen und den Menschen, die im Projekt einer Bewertung unterzogen werden: Den Projektmanagern und ihren Teams. Das Projektpersonal muss Wissen und Erfahrung im Themenkomplex Projektmanagement haben, doch der Wille, das vorhandene Wissen und die gesammelte Erfahrung anzuwenden, ist unerlässlich. Projektmanager müssen gefunden und bewertet werden. Dem Auswahlprozess kommt eine neue Herausforderung zu. Profile müssen aufgebaut und die richtigen Leute gefunden, ggf. ausgebildet werden. In vielen Projekten muss der Projektmanager die Rolle eines empathischen Moderators und Qualitätsmanagers einnehmen, seine Kommunikation muss auf den jeweiligen Gesprächspartner ausgerichtet sein. Er wird strategischer Kommunikator werden müssen, um erfolgreich in der Projektarbeit zu sein.
Alle Menschen machen Fehler, das ist nichts Neues. Schlimm kann es allerdings dennoch werden, deshalb ist eine Fehlerkultur zu schaffen, die Fehler zulässt, aber ebenso die offene Ansprache von Fehlern, um daraus zu lernen und es beim nächsten Mal besser machen zu können. Oft wird dieses Offenlegen von Fehlern, als destruktive Kritik aufgefasst und der Betroffene fühlt sich persönlich angegriffen. Die Entwicklung der Fehlerkultur, die Erfassung von Fehlern und Abweichungen und der offene Umgang mit den Fehlern ist keine Boshaftigkeit, kein Mobbing, sondern unabdingbar, um aus Fehlern lernen zu können. Projektmanager und ihre Teams müssen sich im Sinne der Selbstbeurteilung weiterentwickeln. Selbstwahrnehmung, Selbstkritik und der Wille zur Weiterentwicklung müssen zukünftig noch stärker, durch z. B. Coaching der Projektmanager und ihrer Teams flankiert werden.

Autor: Dr. Roland Ottmann
Co-Autoren: Guillaume Saint-Amans, Udo Schmidt, André Zaenker

 

Schlagworte: Projektmanagement, News, Mitarbeiterführung

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