Projektmanagement im Katastrophenfall - Über diese Fähigkeiten sollte ein Projektmanager verfügen

Wir wissen, dass eine Katastrophe ein plötzliches, verheerendes Ereignis ist, das das Funktionieren einer Gemeinschaft oder Gesellschaft erheblich stört und menschliche, materielle, wirtschaftliche oder ökologische Verluste und weitere Krisen verursacht. Katastrophen übersteigen die Fähigkeit der Gesellschaft, diese mit ihren eigenen Ressourcen zu bewältigen. Obwohl Katastrophen oft von der Natur verursacht werden, können diese auch menschliche Ursachen haben, wie z. B. mangelhafte Bauarbeiten oder schlecht eingesetzte Technologie.

Uns ist bewusst, dass ein erfahrener Projektmanager in solchen schwierigen Situationen nur arbeiten kann, wenn er Fähigkeiten besitzt, die in dieser speziellen Situation nötig sind. Ein ganzheitlicher Ansatz, der sowohl proaktive als auch reaktive Strategien umfasst, kann bei der Bewältigung der Auswirkungen von Krisen und bei der Unterstützung von betroffenen Gebieten sowohl in ländlichen als auch in städtischen Bereichen angewendet werden. Das bedeutet auch, dass ein Projektmanager sein theoretisches Wissen in die Praxis transferieren können muss. Ich berichte hier von meinen Erfahrungen, die ich in den letzten drei Jahren bei den anhaltenden Überschwemmungen und massiven Erdrutschen in Kerala gemacht habe. Dabei sind nicht nur viele Menschen, sondern auch viele Tiere ums Leben gekommen. Vor allem in meinem Heimatstaat Kerala kam es durch die Überschwemmungen zu einer Zerstörung vieler Lebensgrundlagen und zum Ausfall von Ernten.

Meiner Meinung nach und aufgrund meiner persönlichen Erfahrungen mit den üblichen Projektmanagementkonzepten muss ein Projektmanager umdenken und mehr kooperative und innovative Ansätze verfolgen, um humanitäre Hilfsprojekte umsetzen zu können. Dies gilt insbesondere dort, wo sich die Katastrophe ereignet hat. Ein Projektmanager sollte die detaillierten topografischen Informationen über das betroffene Gebiet und die dort lebenden Gemeinden kennen. Er sollte mit den lokalen Behörden sprechen und eine grobe Situationsanalyse durchführen. Nach einer ersten Analyse kann der Projektmanager eine detaillierte Situationsanalyse durchführen und einen Bericht mit allen gesammelten Informationen erstellen, ähnlich wie bei einem Projekt Business Case. Wenn ein Projektmanager mit dem Projekt beginnt, ohne vorher Informationen eingeholt zu haben, dann wird das Projekt verzögert oder es wird scheitern.

Wie bei der herkömmlichen Projektplanung muss ein Projektmanager auch bei Hilfsprojekten im Katastrophenfall entsprechend planen. Dabei muss er die sich schnell verändernde Umgebung berücksichtigen und die Situationsanalyse mit einbeziehen. Er muss immer auf der Grundlage der lokalen Verfügbarkeit von Rohstoffen planen. Dieser Punkt spielt vor allen in abgelegenen ländlichen Gebieten eine zentrale Rolle. Ein Projektmanager kann dabei unterschiedliche Konzepte verwenden, d. h. er kann die Projektziele definieren, Ergebnisse und Aktivitäten, Risiken und Annahmen, Indikatoren und Mittel zur Überprüfung beschreiben, logische Rahmenwerke einführen und die Projektdokumente verfassen. Ein Plan ist notwendig für Maßnahmen, Finanzierung und Kommunikation. In humanitären Krisen sollte die Planung ergebnisorientiert sein.

Bei der Umsetzung von Hilfsprojekten, kommen die finanziellen Mittel für die NGO aus verschiedenen Quellen, zum Beispiel aus Spenden aus verschiedenen Ländern oder durch die Unterstützung von der Regierung. Das bedeutet für den Projektmanager, dass er dieses Geld noch effizienter nutzen muss, als bei Projekten mit anderen Unterstützern. Der Projektmanager sollte den Mittelbedarf nach Absprache mit allen am Projekt beteiligten Stakeholdern eindeutig zuweisen. Der Projektmanager muss die Mittelverwendung bei den NGOs genau überwachen. Erfahrenere Projektmanager können einen Plan für das Cashflow-Management erstellen, um das Projekt innerhalb des Budgets durchzuführen, da eine Überschreitung des Budgets nicht tragbar ist. Überlegen Sie sich gut, was der tatsächliche Bedarf ist. Überlegen Sie sich gut, was der tatsächliche Bedarf ist. Hier sollte der Projektstrukturplan (PSP) minimalistisch umgesetzt werden. Dies bedeutet, dass nur die wichtigsten und dringendsten Dinge, wie z.B. Wasser, Nahrung, Kleidung und Unterkunft, umgesetzt werden. Ein schrittweiser Plan mit allen integrierten Werkzeugen ist erforderlich, um das Budget wie geplant zu nutzen.

Ja, im Katastrophenprojektmanagement sollte ein Projektmanager neben seiner Führungsrolle auch als Lehrer und guter Zuhörer fungieren. Da ein Projektmanager immer mit den Menschen vor Ort zusammenarbeitet, muss er die Herausforderung verstehen und in die Projektarbeit integrieren können. In Gebieten, welche humanitäre Unterstützung benötigen, muss ein Projektmanager nicht nur seine Meilensteine im Blick haben, sondern auch die Notlage der Betroffenen, um diese stabilisieren zu können. Außerdem muss ein Projektmanager vor Ort mit NGOs, der Regierung und anderen Hilfsorganisationen zusammenarbeiten.

Eine der wichtigsten Fähigkeiten eines Projektmanagers ist die effektive Nutzung von Ressourcen und die Identifizierung von Ressourcen gemäß seinem vorbereiteten Plan. In Krisenzeiten ist es die schwierigste Aufgabe, die Materialien und Arbeitskräfte vor Ort zu nutzen, statt auf externe Ressourcen zurückzugreifen. Der Projektleiter muss Mitarbeiter vor Ort für die Projektdurchführung einsetzen und vorhandene Maschinen nutzen. Er darf nicht auf externe Ressourcen angewiesen sein, da eine Bereitstellung unter Umständen sehr lange dauert.

Ein Projektmanager muss an die tatsächlichen Anforderungen der Betroffenen denken und diese erfüllen, anstatt das Budget zu verschwenden. Wer zum Beispiel ein Dach über dem Kopf braucht, kann eher ein kleines Zelt planen und bauen, als ein großes Gebäude. Denken Sie auch an zukünftige Katastrophen, wenn der Standort in einem gefährdeten Gebiet lieg! Auf diese Weise können wir in Zukunft, wenn eine Katastrophe eintritt, größere Störungen vermeiden. Bereiten Sie einen Notfallplan für die nächsten drei bis sechs großen Katastrophen vor - Vorsorge ist besser als Nachsorge!

Über den Autor: Mahesh EV ist Projektmanager mit mehr als 11 Jahren praktischer Erfahrung und Senior Official der IAPM in den Metropolregionen Neu Delhi, Trivandrum und Calicut (Indien). Durch die Umsetzung von vielen Beschaffungs- und Bauprojekten konnte Mahesh seine Erfahrung erweitern. Er hat seine Fähigkeiten bei der erfolgreichen Planung und Ausführung von mehreren Projekten, bspw. von Thermalkraftwerken und Projekten im Bereich der erneuerbaren Energien in ganz Indien, unter Beweis gestellt – vom Kick-off bis zur Übergabe der Anlage.
Er ist Mitglied und Freiwilliger in verschiedenen internationalen Organisationen wie Axelos-UK, verbundenes Mitglied in OCRM-UK und er ist Autor für das IAPM Network East Java (Indonesien).