Effizientes Projektmanagement am Arbeitsplatz

Projekte sind für Unternehmen von großer Bedeutung, da diese nur mit deren Realisierung voranschreiten und wachsen können. Bei klarer Definition von Projektzielen, effektiver Überwachung von Projektfortschritten und Reflexion über Verbesserungspotenzial steht Unternehmen dem Projekterfolg nichts mehr im Weg. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Projektmanagement am Arbeitsplatz effektiv umsetzen können und was Sie dabei unterstützen kann.
Dieser Artikel wurde uns freundlicherweise von TimeTrack zur Verfügung gestellt.

Projekte bedürfen einer effektiven zielorientierten Planung, um das Projektziel bestmöglich erreichen zu können. Nachdem das Projektvorhaben klar definiert und mögliche Schwierigkeiten besprochen wurden, müssen Projektziele gesetzt werden, damit das Projekt gestartet werden kann. Diese sollen gleichzeitig herausfordernd, aber auch realistisch sein. Je nach Projekt ist der Messwert an eine andere Kennzahl gebunden, welche es im Laufe des Projekts zu messen gilt, wie beispielsweise die Zeit oder die Produktivität. Um Projekte effizient zu managen, müssen Projektzeiten ab Tag eins aufgezeichnet werden. Die Projektzeiterfassung verschafft Ihnen einen Überblick über die bereits investierten Ressourcen und ermöglicht Ihnen bei Überschreitung des Budgets das Projekt frühzeitig zu stoppen. 

Bevor hilfreiche Methoden zur Steigerung der Effizienz im Laufe eines Projekts verraten werden, bedarf es vorher Tipps zur Bekämpfung von Zeitfressern. Denn auch die bewährteste Methode verhilft Ihnen nicht zu erfolgreichem Projektmanagement, wenn Sie noch immer Probleme dabei haben, fokussiert zu bleiben.
 
Besonders in der heutigen Zeit werden Menschen tagtäglich mit einer Vielzahl von Reizen konfrontiert, was ihnen umso mehr erschwert sich auf eine Sache zu konzentrieren. Versuchen Sie deshalb die Reize umso besser zu minimieren! Neben dem Mobiltelefon, Telefonanrufen und den sozialen Medien sind besonders auch E-Mails große Zeitfresser, da es häufig zu einer Informationsflut kommt, welche stundenlange Arbeit bedarf, um organisiert zu werden. Das Informationschaos geschieht jedoch auch abseits des Smartphones und den Mails, da man schnell von all den zu erledigenden Aufgaben überfordert wird. Viele haben Probleme dabei Aufgaben zu priorisieren und neigen deshalb zum Multitasking. Wobei Multitasking früher als eine angesehene Fähigkeit galt, führt sie heute neben nicht beendeten Aufgaben zu Chaos, Fehlern und großem Zeitaufwand. Schuld dafür ist mitunter auch der Perfektionismus, welcher häufig viel Zeit kostet und die davon betroffenen Personen frustriert. 
 
Grundsätzlich heißt es wie auch sonst im Leben die goldene Mitte zu finden. Nehmen Sie bei zu vielen Tasks die Hilfe anderer an, laden Sie sich jedoch umgekehrt nicht zu viel Arbeit auf. Gönnen Sie sich eine Pause, verbringen Sie aber nicht zu viel Zeit am Mobiltelefon. Planen Sie Ihre Arbeitsschritte, seien Sie dennoch nicht zu perfektionistisch!

Um Projekte sowohl vom Büro als auch vom Homeoffice aus bestens zu managen, greifen viele Unternehmensführer auf praktische Methoden und Frameworks zurück, welche den Verlauf eines Projekts vorbestimmen. Je nach Projekt variiert die optimale Herangehensweise zu dessen Bewältigung, dennoch sind die folgenden Methoden und Frameworks eine der bewährtesten und geben Ihnen sicher einen guten Einblick in effizientes Projektmanagement.

Das Wasserfallmodell

Als sequenzielles Vorgehensmodell ist das Wasserfallmodell ein Prozess mit aufeinanderfolgenden Phasen, welche eine nach dem anderen absolviert werden. Typischerweise spricht man beim Wasserfallmodell von fünf Phasen, wobei es hierbei eher um die Entwicklung eines Produkts geht. Bevor es im dritten Schritt zur Umsetzung des Projekts kommt, müssen im ersten Schritt die Anforderungen des Projekts und im zweiten der Projektentwurf definiert werden. Nach der Projektumsetzung bedarf es einer eingängigen Prüfung, in welcher Schwachstellen kontrolliert und Verbesserungsmöglichkeiten getestet werden, bevor das Projekt im letzten Schritt abgeschlossen wird.

Agile Methoden

Das Scrum Framework ist die wahrscheinlich bekannteste Projektmanagement Vorgehensweise, bei der Personen und Aufgaben in Rollen (Developer, Scrum Master und Product Owner) und Phasen (Sprints) zugunsten eines idealen Überblicks eingeteilt werden. Es ist eine iterative Vorgehensweise, bei welchem der Scrum Master sich um die Überbrückung aller Hürden im Projekt kümmert, während die Developer am Produkt arbeiten und sich täglich in Daily Scrums über alle neuen Ereignisse austauschen.

Lean Management

Lean Management ist eine prozessbasierte Vorgehensweise und hat das Einsparen von Ressourcen zum Ziel. Indem alle Tätigkeiten genauestens analysiert werden, wird der Aufwand auf ein Minimum gebracht. Der hohe Informationsaustausch hat vor allem das Vermeiden von Verzögerungen im Laufe des Projekts zum Vorteil.

Jede der oben erläuterten Herangehensweise hat ihre Vorteile, doch jede von ihnen ist mit einem langwierigen Organisations- und Kommunikationsaufwand verbunden. Um Projekte effizient zu managen, bedarf es neben einer effektiven Vorgehensweise auch zeitsparende Tools, wie beispielsweise TimeTrack. Aus den von Ihren Mitarbeitern erfassten Projektzeiten werden von der Software neben Soll-Ist-Vergleichen, welche Unternehmen aller Größe einen Überblick über den Projektstatus verschaffen, automatisch Berichte und Analysen erstellt. Die Zeiterfassungssoftware minimiert dank der einfachen Bedienung und klaren Übersicht den Kommunikationsaufwand und fördert somit gleichzeitig die Transparenz in Unternehmen, wodurch dem effizienten Projektmanagement nichts im Weg steht.

Autor: Sara Loncarevic ist Kommunikationsexpertin und befasst sich intensiv mit Methoden zum erfolgreichen Zeitmanagement. TimeTrack ist eine intuitive und moderne Software zur Zeiterfassung, welche Unternehmen bei ihren Arbeitsprozessen unterstützt. Die einfach zu bedienenden Funktionen sind vielfältig personalisierbar und sparen Benutzern tagtäglich Zeit.